Im Laufe eines jeden Arbeitslebens kommt der Punkt, an dem Sie Ihre eigene Videokonferenz
einrichten müssen. Ob für eine Schulung oder ein wichtiges Meeting – um den reibungslosen Ablauf
zu garantieren sollten Sie sich die Zeit nehmen, alles um das Thema Videokonferenz einrichten zu recherchieren.
Dafür ist einiges an Planung und Vorbereitung notwendig, damit Sie während der Videokonferenz den Kopf
frei für die wirklich wichtigen Dinge haben.
Schlecht geplante Videokonferenzen sind eine der frustriertesten Sachen in der digitalen Welt. Die Zeit und Arbeit von mehreren Menschen wird verschwendet und die Organisatoren stehen schlecht da. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie Zeit und Fokus in das Erlernen der Fähigkeit Videokonferenzen einrichten stecken.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten sollten und wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden.
Vorbereitung ist alles
Wie bei fast allen Dingen, ist beim Videokonferenz einrichten die richtige Vorbereitung essentiell.
Am besten erstellen Sie sich eine Checkliste, damit Sie nichts wichtiges vergessen. Diese ist auch von
Vorteil wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter und Kollegen das nächste Mal eine Videokonferenz einrichten müssen.
Ablauf planen
Um ausufernde Videokonferenzen zu vermeiden, lohnt es sich immer, den Ablauf vorher mit groben
Zeitfenstern zu planen. Das können einfache Dinge, wie die Begrüßung sein, die nicht länger als 5
Minuten dauern sollte. Jeder Schritt des Meetings sollte grob zeitlich geplant und niedergeschrieben
werden.
Sind sie nicht für den Schritt zuständig, erkundigen Sie sich bei der zuständigen Person nach
einem groben Zeitrahmen. Nur mit einem Zeitplan können Sie den Start und das Ende der
Videokonferenz realistisch planen.
Teilnehmer festlegen
Wer an der Videokonferenz teilnimmt, entscheidet oft darüber, ob die Zeit effektiv genutzt wird
oder nicht. Jeder Teilnehmer sollte ein berechtigtes Interesse an der Videokonferenz und ebenso etwas
beizutragen haben.
Teilnehmer die dabei sind, ohne einen wirklichen Beitrag zu leisten,
defokussieren das Meeting und kosten Zeit und Geld. Hier gilt: So wenig Teilnehmer wie möglich, so
viele wie nötig. Wollen weitere Personen unbedingt teilnehmen, so können Sie als stumme Beobachter
hinzugefügt werden.
Legen Sie fest, wer für die Videokonferenz unabdinglich ist und auf wen Sie zur Not verzichten
könnten. So wissen Sie bei kurzfristigen Absagen sofort, ob Sie die Videokonferenz verlegen müssen
oder ob Sie fortfahren können.
Wird Software benötigt?
Für manche Videokonferenz-Systeme ist es nötig, eine extra Software zu installieren. Moderne
Systeme haben diese Anforderung in der Regel nicht mehr. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Teilnehmer
ausreichend über alle zu installierenden Programme informiert haben, die für die Videokonferenz nötig sind. Das verhindert frustrierende Wartezeiten auf beiden Seiten.
Wird Hardware benötigt?
Genau wie bei der notwendigen Software, sollten Sie auch sichergehen, dass die wichtigen Teilnehmer über
entsprechende Hardware verfügen. Ein gutes Mikrofon, klare Kamera und schnelles Internet sind Grundvoraussetzungen für eine gute Präsentation während der Videokonferenz. Wird spezielle
Hardware benötigt, sollte vor dem Meeting geklärt werden, wie diese zusätzlich einzurichten ist.
Material vorher hochladen
Zu guter Letzt, sollten Sie alle Materialien, die für das Meeting benötigt werden, vorher in den
Videokonferenzraum hochladen. So sparen Sie Zeit und müssen nicht erst nach Dateien und
Versionen suchen.
Teilnehmer einladen
Bevor es Zeit ist, die Videokonferenz einzurichten, müssen Sie Ihre Teilnehmer einladen. Hier gibt es
einige Optionen. Die erste Möglichkeit ist die klassische Einladung per Email mit RSVP. Sie senden die Email über Ihr Videokonferenz-System und bitten um Rückmeldung wer teilnimmt.
Da dieses System, vor allem bei größeren Videokonferenzen, nicht immer praktikabel ist, gibt es auch
andere Möglichkeiten. Zum Beispiel könnten Sie eine Videokonferenz-Tool nutzen, bei welchem die freie Anmeldung durch die Teilnehmer selbst möglich ist. Oder Sie greifen auf Videokonferenz-Systeme zurück, welche automatisierte Prozesse bei der Einladung und Anmeldung bieten.
Videokonferenz einrichten
Nachdem alle Vorbereitungen getroffen sind, gilt es die Videokonferenz selbst einzurichten.
Rollen und Rechte verteilen
Ein erster wichtiger Punkt sind die Rollen und Ihre Rechte.
- Dürfen normale Teilnehmer einfach reden oder müssen sie erst freigeschaltet werden?
- Wer sind die Moderatoren und welche Befugnisse haben Sie?
- Welche Teilnehmer müssen ihren Bildschirm teilen können?
- Wer darf Teilnehmer aus dem Warteraum in die Videokonferenz holen?
Je nach Anforderungen können hier natürlich noch mehr Rollen und Rechte eingestellt werden.
Überlegen Sie genau wer welche Rollen und Rechte bekommt.
Art der Videokonferenz festlegen
Je nach Ziel können Videokonferenzen in verschiedenen Arten durchgeführt werden. So sind für
Seminare mit direkter Konversation andere Einstellungen nötig, als für eine Präsentation vor
Kunden. Stellen Sie sicher, dass alles Einstellungen für Ihren Zweck passen.
Warteraum einstellen
Um zu verhindern, dass alle Teilnehmer gleich direkt in die Videokonferenz strömen, können Sie
einen Warteraum einrichten, in dem Teilnehmer darauf warten, zugelassen zu werden. So
haben Sie Kontrolle darüber, wer in Ihre Videokonferenz eintritt. Vor allem bei Veranstaltungen, bei
den sensible Dinge besprochen werden, ist der Warteraum praktisch.
Telefoneinwahl
Unter Umständen ist es nötig, dass Sie Teilnehmer via Telefon in die Videokonferenz einwählen
müssen. Dafür ist es wichtig vorher ein Nummer festzulegen und diese an alle Telefonteilnehmer weiterzuleiten. Wichtig: Telefonnummern können nicht zutrittsgesichert werden und sollten deshalb
entsprechend sensibel behandelt werden.
Zusatzfunktionen einrichten
Wollen Sie in Ihrer Videokonferenz besondere Funktionen nutzen, sollten Sie sicherstellen, dass diese
funktionieren wie geplant. Aufnahme der Videokonferenz, Abstimmungen der Teilnehmer und
Download von Material aus der Konferenz sind alles Funktionen, die Ihre Videokonferenz verbessern
können.
Testen, testen, testen
Nachdem nun alles geplant und die Videokonferenz eingerichtet ist, gilt es jetzt alle Funktionen zu
testen.
- Kommen Sie problemlos in die Videokonferenz? (Dummy-Teilnehmer nutzen)
- Funktioniert die Technik problemlos?
- Sehen die hochgeladenen Materialien erwartungsgemäß aus?
- Funktioniert der Warteraum?
Beim Videokonferenz einrichten sollten Sie lieber einmal zu viel testen, als einmal zu wenig. So
sparen Sie sich selbst und den Teilnehmern Frust und Zeit. Weitere Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen finden Sie hier.