In diesem Artikel stellen wir unsere praxistauglichen Videokonferenz Tipps vor. Videokonferenzen erleben ihren großen Durchbruch. Durch die technische Entwicklung und zu Großteilen auch durch die Corona-Pandemie werden die Vorteile des digitalen Arbeitens immer offensichtlicher. Home-Office ist heutzutage in vielen Firmen eine Teil- oder Dauerlösung. Neben der Möglichkeit von überall aus arbeiten zu können, entstehen auch weitere Vorteile, wie das Aufzeichnen und transkribieren wichtiger Konferenzen.
Um Videokonferenzen effektiv und professionell zu gestalten, gibt es hier 10 wertvolle Tipps an die Hand.
1. Zuverlässige technische Ausstattung: mit diesen Tipps sind Sie auf der sicheren Seite
Videokonferenzen sind theoretisch von jedem Endgerät durchführbar. Je nach Software ist es jedoch möglich, dass sich die Bedienung bei verschiedenen Geräten unterscheidet. Achten Sie darauf, dass ein Screensharing mit dem Tablet oder Smartphone bei einigen Konferenzsystemen nicht funktioniert.
Sie benötigen für Ihre Videokonferenz:
- Endgerät mit Monitor
- Kamera (wenn nötig)
- Mikrofon
- leistungsfähige Internetverbindung
Für professionelle Meetings achten Sie stets auf eine leistungsfähige Technik und eine starke Internetverbindung. Der Up- /Download sollte mit mindestens 1 Mbit/s übertragen werden können. Dazu ist natürlich auch eine geeignete Prozessorleistung notwendig.
2. Testphase mit dem Videokonferenz-System nicht vergessen
Um unangenehme Situationen während der Online-Konferenz zu vermeiden, gibt es bei den meisten Videokonferenz-Systemen eine Testmöglichkeit. Hier können Sie Ihre Tonqualität und den richtigen Bildausschnitt überprüfen. Auch lohnt sich eine Kontrolle der Übertragungsgeschwindigkeit im Voraus.
3. Kleidung ist auch bei einer Videokonferenz angemessen zu wählen
Auch wenn das Homeoffice zur Möglichkeit verleiten kann, in Schlafanzug zu arbeiten, ist es spätestens für Videokonferenzen angebracht, auf Ihr Äußeres zu achten. Eine Videokonferenz ist ein Geschäftsmeeting. Ihr Eindruck zählt.
Um das ganze professionell zu halten, sollten Sie sich zum einen so verhalten und zum anderen auch so kleiden. Ein gepflegtes Erscheinungsbild mit geeigneter Kleidung ist sowohl bei Geschäftstreffen im Büro, als auch bei Online-Meetings eine Sache der Höflichkeit und Manier.
4. Beleuchtung für die Videokonferenz: rücken Sie sich ins beste Licht
Eine angenehme Beleuchtung lässt Sie besonders gut aussehen. Verzichten Sie besser auf Gegenlicht oder direktes Sonnenlicht. Eine gleichmäßige Beleuchtung wirkt hier sehr harmonisch. Stellen Sie dazu eine Lichtquelle links und rechts von Ihnen auf.
Wenn direkt hinter Ihnen eine starke Beleuchtung installiert ist, oder Sie direkt vor einem Fenster sitzen, können die meisten Kameras eine Person im Vordergrund nicht mehr gut erfassen.
Um visuelle Ablenkung während der Videokonferenz zu vermeiden, sollten in Ihrer näheren Umgebung keine reflektierenden Gegenstände stehen.
5. Videokonferenz Tipps: der perfekte Hintergrund
Die Wahl der richtigen Umgebung ist essentiell für ein professionelles Online-Gespräch. Denn es ist wichtig, dass Sie während des Meetings möglichst ungestört sind und Nebengeräusche auf ein Minimum reduziert werden.
Wenn Sie ein Büro in Ihrem Zuhause haben, nutzen Sie dieses. Andernfalls gehen ebenfalls ruhige Orte mit der Möglichkeit einer Arbeitsfläche, wie z. B. ein Esstisch oder eine ruhige Terrasse. Vermeiden Sie hallende Badezimmer, chaotische Kinderzimmer und Räume mit großer Unordnung.
Können Sie jedoch eine unordentliche Umgebung nicht vermeiden, gibt es bei den meisten Videokonferenz-Systemen eine Funktion für einen unscharfen Hintergrund.
Diese Funktion kann allerdings bei einem allzu unruhigen Hintergrund, wie beispielsweise einem überfüllten Bücherregal, die Person im Vordergrund nur erschwert freistellen. Für einen virtuellen Hintergrund eignet sich dann ebenso eine einheitliche Fläche.
6. Die Kamera und der richtige Bildausschnitt
Die Kamera sollte für einen perfekten Bildausschnitt ungefähr einen halben Meter von Ihnen entfernt sein. Bestenfalls ist sie auf Augenhöhe angebracht. So ist es Ihnen während eines Meetings ein leichtes, regelmäßig in die Kamera zu schauen. So wirken Sie direkt fokussiert und interessiert, was Ihnen für eine professionelle Gesprächskultur und einen guten Eindruck sehr entgegenkommt.
Optimal ist es, wenn Sie im Mittelpunkt des Bildausschnitts sitzen und von Ihnen mehr als nur Ihr Gesicht zu sehen ist. Mimik und Gestik sind ein wichtiger Kommunikationsfaktor. Durch den virtuellen Raum ist dies nur begrenzt möglich. Doch mit einem etwas größeren Bildausschnitt können Sie auch bei Online-Meetings mit Ihrer professionellen Körperhaltung überzeugen. Alles Wichtige zu der notwendigen Hardware finden Sie in diesem Artikel.
7. Der optimale Ton: Ihre Stimme steht im Mittelpunkt
Die Mikrofone der Rechner sind heute stark geräuschempfindlich. Sie können kleinste Nebengeräusche einfangen oder sogar unangenehm verstärken. Achten Sie daher darauf, alle möglichen Geräuschquellen abzustellen. Alle Türen und Fenster sollten geschlossen werden und das Smartphone auf lautlos gestellt werden.
Es gibt auch zu vernünftigen Preisen Headsets oder externe Mikrofone, welche am Tisch befestigt werden können. So kann Ihr Gegenüber Sie noch besser verstehen und die Gesprächskulisse wird weniger gestört. Achten Sie bei ihren Lautsprechern und Mikrofonen darauf, dass sie mit einem Echo-Canceller ausgerüstet sind. So werden unangenehme Rückkopplungen und Echo-Geräusche vermieden.
8. Vorbereitung als einer der wichtigsten Videokonferenz Tipps
Wie bei einem Meeting in echten Geschäftsräumen, so ist es auch bei der virtuellen Variante unerlässlich, sich genügend vorzubereiten.
Suchen Sie alle wichtigen Unterlagen und Notizen zusammen, die Sie brauchen könnten. Überlegen Sie sich, was Sie sagen wollen und was Ihre Intention dahinter ist.
Bei Videokonferenzen haben Sie meist den Vorteil, alles direkt aufzeichnen zu können. So müssen keine Protokolle geführt werden und alles Wichtige kann sich auch im Nachhinein von den Teilnehmenden angeschaut werden.
Trotz der Aufzeichnungsfunktion ist es für Sie mit Sicherheit von Vorteil, wenn Sie die relevanten Punkte direkt verschriftlichen. So können Sie diese Notizen direkt in Ihren Terminkalender integrieren. Bei großen Meetings kann es von Vorteil sein, eine Moderation mit ins Boot zu holen. So wird das Gespräch in einem festen Rahmen geführt und es kommt schneller und effektiver zu einem Schluss.
Weitere wichtige Videokonferenz Tipps zur erfolgreichen Meeting-Vorbereitung können Sie hier nachlesen.
9. Besonderheiten der Videokonferenz: ein harmonischer Gesprächsverlauf funktioniert auch bei einer Videokonferenz
Ein harmonischer Gesprächsverlauf ist während einer Videokonferenz oft schwieriger zu gestalten. In einer normalen Konferenz ist mehr Platz für Mimik, Gestik und ein paar lockere Unterhaltungen. Dies wird während einer Videokonferenz gern ausgelassen. Hier ist der Rahmen oft formeller und es möchte möglichst hinter die Bühne gebracht werden. Auch können Bewegungen und Worte verzögert ankommen.
Es ist also wichtig, dass Sie ihr Verhalten den Umständen anpassen. Hier folgen nun ein paar einfache Punkte, die ein virtuelles Gespräch sehr viel angenehmer machen können.
- Lassen Sie den Sprechenden immer ausreden. Auch wenn in einer normalen Konferenz auch gern mal diskutiert wird, ist es bei einer Videokonferenz ratsam das Wort bei einer Person zu belassen. Einige Videokonferenz-Systeme kommen mit einem schnellen Wechsel nicht gut klar und verstärken erst verspätet den Ton des neuen Redners.
- Blickkontakt ist eine Sache der Höflichkeit und der Aufmerksamkeit. Es ist sicher ungewohnt, direkt in die Kamera zu schauen. Doch versuchen Sie es. So hinterlassen Sie direkt einen fokussierten, aufmerksamen Eindruck.
- Vermeiden Sie große Gesten und Bewegung. Denken Sie daran, dass Ihr Gegenüber wahrscheinlich viele Videos von Teilnehmenden nebeneinander sieht. Wenn jetzt jeder viel gestikuliert, geht die Aufmerksamkeit schnell verloren.
10. Der letzte Eindruck zählt auch: das richtige Beenden einer Videokonferenz
Ist die Konferenz inhaltlich abgeschlossen, kann der Moderator bzw. Veranstalter das Gespräch noch einmal zusammenfassen und mit den geplanten nächsten Schritten abrunden. Verabschieden Sie sich wie gewohnt höflich voneinander.
Achten Sie darauf, alles sorgsam zu beenden und schalten Sie eventuell die Kamera und das Mikro wieder aus bzw. kontrollieren Sie, ob diese noch aktiv laufen. Hier können leicht Missgeschicke passieren, genau wie bei Hosentaschenanrufen.
Fazit
Bei Videokonferenzen gibt es zusätzlich zu der normalen Vorbereitung für ein Meeting weitere Punkte zu beachten.
Hier sehen nochmal Sie eine kurze Übersicht der für uns wichtigsten Videokonferenz Tipps:
| Technik | Endgerät, Mikrofon, Kamera, stabile Internetverbindung |
| Testphase | Nutzen der Testphase im Voraus einer Videokonferenz |
| Kleidung | angemessene Kleidung |
| Beleuchtung | harmonische, gleichmäßige Beleuchtung |
| Hintergrund | ebenmäßiger Hintergrund |
| Kamera | mittig und auf Augenhöhe |
| Ton | externes Mikrofon oder Headset nutzen |
| Vorbereitung | Unterlagen und Notizen parat, Gesprächsziel festgelegt |
| Besonderheiten | ausreden lassen, Blickkontakt, keine großen Gesten |
| Beenden | Zusammenfassung, alles sorgsam ausschalten |