In unserem vorigen Artikel erfahren Sie alles zu den aktuellen Trends der internen Kommunikationswege und die verschiedenen Instrumente, die sich mit der Zeit der Digitalisierung entwickelt haben.
In diesem Artikel wollen wir die Entwicklung einer geeigneten Kommunikationsstrategie vorstellen und die vier häufigsten Fehler und deren Lösungsmöglichkeiten genauer darstellen.
Analyse der Ausgangssituation
Um eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, ist die Kenntnis des Status Quo der internen Kommunikation notwendig. Anfangen werden wir hier mit der Analyse der Ausgangssituation im Unternehmen. Den meisten Unternehmen fehlt es tatsächlich an einer klaren internen Kommunikationsstrategie. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche passend für Ihre Kommunikationsziele entwickeln können.
Stellen Sie sich folgende Fragen, um die Ausgangslage unter die Lupe zu nehmen:
- Welche Kommunikationswege und -instrumente werden derzeit von Ihren Mitarbeitern benutzt?
- Welche Kommunikationswege und -instrumente werden derzeit von den Führungspositionen Ihres Unternehmens am meisten genutzt?
- Kommt es hier zu passenden, effizienten Schnittstellen, oder werden bisher noch längere Kommunikationswege benutzt?
- Wie können die Kommunikationswege kürzer und schneller gestaltet werden?
- Sind die Kommunikationswege nur in eine Richtung effizient und in die andere (beispielsweise nach oben) noch verzögert?
- Sind vorhandene Kommunikations-Tools für alle Mitarbeiter gut zugänglich und leicht zu verwenden? (Hier kommt es oft zu der Nutzung verschiedener Tools, welche mit einem erhöhten Aufwand durch die dezentralen Zugänge uneinheitliche Bedienung einhergeht.)
- Sind relevante Informationen zentral zugänglich?
Anhand dieser Fragestellungen können Sie gut sehen, wo Ihre aktuellen Herausforderungen in der internen Kommunikation liegen. Doch keine Sorge! Meistens lässt sich viel optimieren und vereinfachen, wenn eine logische Struktur entwickelt ist.
Ziele priorisieren
Anknüpfend an die aktuellen Schwachstellen in der unternehmensinternen Kommunikation, werden hier die grundlegenden allgemeinen Ziele nochmal zusammengefasst. Hier können Sie ebenfalls erkennen, welches dieser Ziele Ihnen besonders wichtig ist und wovon Sie sich am meisten Erfolg versprechen.
- Unternehmensidentifikation stärken durch gemeinsame Ziele und transparente Strategien
- Den internen Dialog weiter fördern, um die Produktivität und Motivation zu stärken
- Das Vertrauen und die Mitarbeiterbindung kann durch die interne Kommunikation gefördert werden
- Missverständnisse können minimiert werden
- Fragen und ein offener Dialog senken die Fehlerquote und fördern die Effizienz bei großen Projekten
- Workflows können effizienter gestaltet werden, wenn es klare Strategien und Aufgaben gibt
Kommunikationsstrategie entwickeln
Nachdem Sie Ihre unternehmensinternen Hindernisse herausgefunden haben und sich der Ziele interner Kommunikation stärker bewusst sind oder davon sogar einzelne priorisiert haben, geht es im folgenden Abschnitt um die Entwicklung der tatsächlichen Strategie.
- Zielgruppe definieren: Welche unterschiedlichen Zielgruppen gibt es im Unternehmen?
- Bedürfnisse: Welche Bedürfnisse haben die unterschiedlichen Zielgruppen? Was ist von Bedeutung im Arbeitsalltag und in der Kommunikation?
- Erreichbarkeit: Welche Zielgruppe ist über welchen Kommunikationsweg am besten erreichbar?
- Ziele der Kommunikation: Was sind ihre Kernbotschaften? Was haben Sie für die Kommunikation priorisiert?
- Identifikation der Kommunikationswege: Was sind geeignete Kommunikationswege für die jeweilige Zielgruppe an Mitarbeitern, um Ihre Kernbotschaften rüberzubringen und Ziele zu erreichen? Können vorhandene und genutzte Kanäle und Wege nach dem Ziel ausgerichtet optimiert werden?
- Ressourcen strukturieren: Wer setzt die Kommunikationsmaßnahmen um? Wer ist verantwortlich und behält den Überblick?
Nach Umsetzung der Strategie ist eine Kontrolle der Effektivität ausgewählter Kommunikationswege essentiell. Schauen Sie objektiv auf die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter und evaluieren Sie die Erfolge. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen die häufigsten Fehler in der internen Kommunikation.
Was sind die häufigsten Fehler in der internen Kommunikation?
- Verspätete, widersprüchliche oder unvollständige Kommunikation: Oft kommt es zu Verzögerungen in der Kommunikation oder zu Widersprüchlichkeiten. Eine regelmäßige Informationsweitergabe an das gesamte Team sollte angestrebt werden.
- Informationsflut: Lieber einmal öfter, als alles auf einmal. Eine Vielzahl an Informationen überfordert schnell und wirkt sich außerdem negativ auf die Produktivität aus. Geben Sie relevante Informationen regelmäßig weiter, am besten zu festgelegten Terminen.
- Nutzung von zu vielen Tools: Auch die Nutzung von zu vieler Kommunikationskanäle, besonders im digitalen Bereich, kann ebenfalls zu einer Fülle an dezentralen Informationen führen. Diese erhöhen den Aufwand bei der Informationsverarbeitung für den einzelnen Mitarbeiter. Setzen Sie auf umfassende Tools, mit denen Sie mehrere Kommunikationswege erfassen können. Eine einheitliche Bedienung erhöht die Zufriedenheit und Effizienz.
- Mangelnde Wertschätzung: Gespräche auf Augenhöhe erleichtern den offenen Dialog. Gegenseitiger Respekt im Gespräch stärkt die Mitarbeiterbindung und Motivation. Sorgen Sie für einen offenen Umgang und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auch auf digitalem Weg, dass sie gute Arbeit leisten.
Tipps zur Optimierung der internen Kommunikation
- Wählen Sie den Kommunikationsweg nach der Botschaft aus. Die Botschaft und die jeweiligen Zielgruppen können sich stark unterscheiden. Daher sollte der Kommunikationskanal stets an die Intention angepasst werden, um für die Mitarbeiter leicht zugänglich und verständlich zu sein.
- Wählen Sie für die gleiche Art an Inhalten stets den gleichen Kommunikationsweg. Das schafft Konsistenz und Sicherheit.
- Besonders in der digitalen Welt ist persönliche Bindung manchmal schwieriger aufzubauen. Achten Sie bei Ihren Botschaften auf die persönliche Note. Gestalten Sie Videokonferenzen pragmatisch und trotzdem persönlich.
- Um an die persönliche Nähe anzuknüpfen, ist es empfehlenswert, die Kamera einzuschalten. Mimik und Gestik sind wichtige Faktoren der Kommunikation.
- Bauen Sie Feedback-Schleifen als festen Teil der Kommunikation ein. Planen Sie bei Projekten und für die alltäglichen Aufgaben Zeit für den Austausch auf Augenhöhe ein. Beide Parteien können daran nur wachsen und die Effizienz innerhalb des Unternehmens gesteigert werden. Feedback sollte hauptsächlich positiv sein und locker rübergebracht werden. Hierfür eignen sich besonders neue Chat-Funktionen, welche ohne großen Aufwand ein ,,gut gemacht’’ zulassen.
- Beschränken Sie sich auf so wenig Kommunikationsinstrumente wie nötig, um den Aufwand der Bedienung so gering wie möglich zu halten.
Fazit
Eine klare Kommunikationsstrategie, angepasst an die Ziele der internen Kommunikation und an die internen Zielgruppen, erscheint im ersten Schritt wie ein großes Projekt. Aber der Aufwand lohnt sich! Denn die klaren Vorgaben einer Strategie sparen langfristig viel Zeit und Aufwand.
Im Nachhinein können effiziente Entscheidungen bei der Wahl der Kommunikationswege getroffen werden. Und vor allem zeigt sich die erfolgreiche Kommunikation bei den Erfolgen des Unternehmens, wenn durch gesteigerte Kommunikation alle an einem Strang ziehen.
Setzen Sie sich am besten mit Ihren Mitarbeitern zusammen und bewerten Sie den Nutzen aktueller Trends und Tools für Ihr Unternehmen.