Online Meetings sind heute nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. So viele Vorteile wie sie auch mit sich bringt, umso anstrengender können die Nachteile sein. In diesem Artikel geht es jedoch nicht um Vor- und Nachteile, sondern viel eher um Online Meeting Tipps. Denn nichts ist nervenaufreibender, als ineffizientes Arbeiten.
Um auch virtuelle Konferenzen effektiv zu gestalten, gibt es hier direkt die wichtigsten 7 Online Meeting Tipps an die Hand.
1. Feste Rollenverteilung führt zu einem strukturierten Meeting
Legen Sie einen Organisator fest. Diese Person ist für die Planung und Organisation des Online-Meetings verantwortlich. Je nach Software kann es möglich sein, dass einzeln die Einladungen per Mail versendet werden. Bei anderen Tools ist die Einladung, Stornierung und Änderung automatisiert. Diese Person ist auch während des Meetings Ansprechpartner für etwaige technische Probleme.
Eine weitere Person sollte Moderator sein. Gerade bei Diskussionen kann es überaus hilfreich sein, jemanden an Board zu haben, der den Überblick behält, objektiv gut zusammenfassen kann und auch mal bei irreführenden Dialogen das Wort übernimmt.
Am Anfang des Meetings kann ein roter Faden besprochen werden, den es vom Moderator einzuhalten gilt. So kann das Meeting möglichst effizient gestaltet werden. Ebenfalls ein Ziel, ein gewünschter Output des Meetings, sollte zu Beginn klar und deutlich kommuniziert werden. So können Gespräche stets wieder auf das Ziel gelenkt werden, um Ablenkungen und nicht endende Diskussionen zu vermeiden.
2. Agenda und zeitlichen Rahmen festlegen
Um das Meeting bestmöglich durchführen zu können, ist es besonders wichtig, die großen Themen im vorne herein zu wissen. So können sich alle Beteiligten gut darauf vorbereiten und bei den Themen mitsprechen. Bereits bei der Planung des Meetings können dem Organisator alle Themen zugetragen werden, so dass dieser bei der Versendung der Einladung den Teilnehmenden die Themen grob vorstellt.
An diesem Punkt kann auch der Moderator eine Agenda festlegen, praktisch einen roten Faden, der durch das gesamte Meeting führt. Anhand dessen kann nun auch die Zeit eingeteilt werden. Diese ist ebenfalls vom Moderator zu beachten und zu kommunizieren. Nur wenn das Meeting in der angegebenen Zeit gelingt, alle Themen abgehakt und alle Aufgaben verteilt sind, können alle Teilnehmenden Ihre weiteren Aufgaben gerecht werden.
3. Checken der Technik und Software
Online Meetings sind theoretisch einfach und schnell zu starten. Doch es lohnt sich vorher die grundlegende Technik zu checken. Alle Teilnehmenden sollten vorab Ihre eigene Technik und Softwarezugänge kontrollieren, damit dem gemeinsamen Meeting nichts im Wege steht.
Sie benötigen für Ihr Online Meeting:
- Endgerät mit Monitor
- Kamera (wenn nötig)
- Mikrofon
- leistungsfähige Internetverbindung
Schauen Sie sich, wenn möglich, die verwendete Software vorher an und lernen Sie alle potenziell nötigen Anwendungen kennen. Die Verwendung der Webcam oder auch ein Screensharing erfordert eine Genehmigung und Einstellung Ihrer Geräteberechtigungen.
4. Kommunikationsregeln für die virtuelle Konferenz
Bei Online Meetings kann es leicht zu einem Durcheinander bei der Gesprächsführung kommen. Technische und zeitliche Verzögerungen führen zu Unklarheiten. So passiert es leicht, dass ein Sprechender durch die Software nicht mehr wahrzunehmen ist und von einem weiteren Sprechenden überschattet wird.
Hier begrenzt die Technik oftmals die natürliche Art der Kommunikation. So ist es sinnvoll, dass nur eine Person redet. Jede sprechende Person sollte also in Ruhe ausreden dürfen. Umso wichtiger sind Kommunikationsregeln im virtuellen Raum.
So ist es sinnvoll, als nicht Sprechender das eigene Mikro auf „stumm“ zu schalten. Um das Wort zu Ergreifen, kann es sinnvoll sein, sich vorher zu melden. Einige Online Meeting Tools bieten hier eine extra Funktion an, da die Meldung per realem Handzeichen bspw. beim Ansehen einer Präsentation oft untergeht.
5. Interaktion fordern und fördern
Im virtuellen Raum kann das Miteinander anfangs ungewohnt sein. Es herrscht oft viel mehr Arbeitsatmosphäre, als im Büro. Trotzdem ist es wichtig, Platz für persönliche Themen zu geben. So zeigt es sich, dass diejenigen, die bereits am Anfang des Meetings einmal gesprochen haben, sich auch im Verlauf des Meetings stärker beteiligen.
So kann das wöchentliche Meeting mit einer kleinen Small-Talk-Runde starten, um einmal alle Teilnehmenden zum freien Sprechen zu motivieren. Im eigentlichen Meeting sollte ebenfalls regelmäßig Zeit für Fragen und Anmerkungen gegeben werden. Zeit für ein paar inspirierende Worte, persönliche Anekdoten und kollegiale entspannte Kommunikation kann stets gefunden werden.
6. Visuelle Unterstützung
Der sechste der Online Meeting Tipps ist die visuelle Unterstützung. Um Ihre Themen während des Online Meetings bestmöglich darzustellen, eignen sich Präsentationen oder andere visuelle Veranschaulichungen. Wir Menschen betrachten gerne das, worüber wir reden oder erzählt bekommen. Ein schwarzer Bildschirm oder auch nur das Gesicht des Redners kann bei langen Monologen höchst langweilig werden. Teilnehmende schalten gedanklich in diesen Fällen schneller ab.
Dies gilt es zu vermeiden. Verwenden Sie Bilder, Präsentationen, Beispiele und und und, um das zu untermalen und darzustellen, was Sie in der Runde vorstellen wollen. Schreiben Sie auch Zwischenschritte und Ergebnisse von Gesprächen und Diskussionen z. B. im Screensharing mit.
7. Auch bei Online Meetings ist eine Nachbereitung unerlässlich
Wie bei jeder Form von Meeting gibt es meist mindestens ein Thema zu klären oder zu besprechen. Ergebnisse, Deadlines, To Dos und Aufgabenverteilung sollten innerhalb dieses Meetings geklärt werden. Um auch im Nachhinein mit diesen Ergebnissen arbeiten zu können, müssen diese leicht verständlich niedergeschrieben sein.
Jeder Teilnehmende sollte am Ende des Meetings entweder seine eigenen Aufgabenbereiche klar verstanden haben oder aber die Meeting-Zusammenfassung als E-Mail erhalten. So kann es durchaus positiv sein, zusätzlich zum Organisator und Moderator einen Mitschreibenden auszuwählen, der rein dafür verantwortlich ist.
Fazit
Bei Online Meetings gibt es zusätzlich zu der normalen Vorbereitung für ein Meeting weitere Punkte zu beachten. Klären Sie mit allen Teilnehmenden den Ablauf, die Regeln und die Ziele des Meetings. Eine transparente Kommunikation kann besonders im virtuellen Raum einige Hindernisse aus dem Weg räumen.
Unsere Online Meeting Tipps noch einmal kurz zusammengefasst:
| Rollenverteilung | Benennen von Organisator, Moderator und evtl. Schreiber im Vornherein |
| Agenda und Zeitfenster | Festlegen der Themen und des Terminrahmens zur Planung und Vorbereitung |
| Technikcheck | Checken von Technik und Software von jedem Teilnehmenden selbst |
| Kommunikationsregeln | Diskussionsregeln sind besonders bei limitierender Technik notwendig |
| Interaktion fordern | Raum für entspannte persönliche Gespräche auch im Online Meeting geben |
| visuelle Unterstützung | Meetings mit Präsentation und Bildern veranschaulichen |
| Nachbereitung | Halten Sie Ergebnisse, Termine und Aufgabenverteilung deutlich fest |