Optimale Digitalisierung für Kommunikation, Beratung und Schulung, aber wie? 

Die Vorteile von der Digitalisierung liegen auf der Hand: Die Teilnahme ist ortsunabhängig und – im Falle einer Aufzeichnung – sogar zeitunabhängig. Die Teilnehmenden benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung und einen Computer.

Allerdings stellt der wachsende Bedarf nach ganzheitlichen Online-Lösungen für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen immer noch eine Herausforderung dar. Gesucht werden ganzheitlich Lösungen, die alle Prozesse für Online-Veranstaltungen – sei es z. B. eine Videokonferenz, eine Beratung, Schulung oder Service – abdecken: von der Planung über die Veröffentlichung und Buchung bis hin zur Durchführung, Auswertung und Monetarisierung.

Andernfalls führt es dazu, dass mehrere Software-Lösungen zum Einsatz kommen, die in ihrer Summe nicht nur uneinheitlich und umständlich, sondern auch teuer sind. Der Einsatz von vielen Lösungen mit nicht integrierten Prozessen und uneinheitlicher Bedienung führt unweigerlich zu hohen Administrationsaufwänden sowie zu geringer Akzeptanz und Unzufriedenheit bei allen Nutzergruppen.

Mit einer umfassenden einheitlichen Lösung steigern Sie ganzheitlich die Digitalisierung Ihres Unternehmens und damit die interne Produktivität und die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.

Worauf kommt es bei der Softwareauswahl für die Digitalisierung genau an?

Bei der Wahl einer geeigneten Lösung für Digitalisierungsprozesse ist zwingend darauf zu achten, dass diese die folgenden Kriterien erfüllt und keinerlei Sicherheitslücken aufweist.

DSGVO-konform

Oberste Pflicht für jede Lösung ist daher deren Konformität mit den Richtlinien der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Server im europäischen Raum gehostet werden.

Laut einem Artikel im Handelsblatt sind „Deutsche Firmen in der Datenschutzfalle – Behörden intensivieren Ermittlungen wegen US-Cloud-Nutzung“. Hintergrund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum EU-US- Datenschutzabkommen „Privacy Shield“ vom Juli 2020.

Unterstützt eine ganzheitliche Digitalisierung

Die Digitalisierung beschränkt sich nicht nur auf die Durchführung von Veranstaltungen im Videokonferenzraum. Vielmehr umfasst sie den gesamten Prozess der Planung, Veröffentlichung, Durchführung, Auswertung und Monetarisierung von vielen Dienstleistungen von Mensch zu Mensch.

Es kommt also auf die Verzahnung von einzelnen Online-Aktivitäten zu einem ganzen mehrwertbringenden Dienst an.  So kann z. B. eine Schulung sowohl online live durchgeführt als auch aufgezeichnet und nahtlos als Video im integrierten Webinar-Shop veröffentlicht und monetarisiert werden.

Im Bereich Beratung können beispielsweise während der Online-Beratung direkt im virtuellen Raum Verträge besprochen und digital signiert werden. Eine Videokonferenzlösung alleine reicht nicht für eine umfassende Digitalisierung aus.

Daher sollte eine umfassende Lösung neben der Bereitstellung eines Videokonferenz-Systems für interne/externe Online-Meetings folgende Funktionen abdecken:

  • Online-Terminplanung für die komfortable Realisierung von Online-Terminen für Beratung, Coaching und Sprechstunden
  • Lern- und Webinarmanagement zur Organisation von Lern-/Lehrvorgängen inkl. Lernfortschrittskontrollen, Online-Tests und Zertifikaten sowie Aufzeichnung von jederzeit und überall aufrufbaren Webinaren
  • Virtuelles Klassenzimmer für interaktives Lernen und Lehren mit Whiteboard, Breakout-Räumen und Lernanalyse-Funktion
  • Webinar-Shop für die Monetarisierung von kostenpflichtigen Live-Veranstaltungen und Webinaren inkl. Rechnungsstellung

Kurz zusammengefasst sollte eine Lösung mehrere Einsatzmöglichkeiten abdecken können – von der Online-Kommunikation mit Dokumentenaustausch, über Beratung mit Terminbuchungsfunktion, bis hin zu einer Aus- und Weiterbildungsfunktion mit Webinaren, Online-Schulungen und Kurse.

Einfach erweiterbar ohne neue Softwareinstallation

Mit zunehmender Digitalisierung nehmen auch die Anforderungen an die eingesetzte Software zu. Neue Funktionen werden im Laufe der Zeit gefordert. Die Erfahrung zeigt, dass für eine effiziente und effektive Realisierung von Online-Veranstaltungen im praktischen Alltag viele dedizierte Funktionen benötigt werden. 

Oft wird die Notwendigkeit dieser „Advanced“-Funktionen erst im Einsatz erkannt. Keine Software sollte aufgrund unzureichender Funktionalität Ihr Angebot einschränken. Die eingesetzte Lösung sollte daher eine Upgrade-Möglichkeit bieten, ohne erneute Softwareinstallation.

Integrierbar in bestehende IT-Landschaften und Webseiten

Es gibt kaum noch Unternehmen, die nicht eine eigene Webseite und mehrere Systeme zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen betreiben. Insofern sollte eine neue Software nicht wie ein Fremdkörper in einem Unternehmen dastehen, sondern sich in die bestehende IT-Landschaft nahtlos integrieren lassen. Dazu sind Funktionen, wie z. B. die Integration in Ihre Webseite, CMS oder LMS notwendig. 

Auch die Möglichkeit einer Einmalanmeldung (Single Sign-on) ist von Vorteil, damit Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern das lästige Mehrfach-Login ersparen.

Innovativ, webbasiert & anpassbar als White-Label-Lösung

Die technische Innovation der Software zeigt sich auch bei den Anpassungsmöglichkeiten. Die Lösung sollte sich bestens an Ihr Unternehmen mit Ihrer Corporate Identity anpassen lassen. Diese Funktion bieten sogenannte White-Label-Lösungen. Für Ihre Kunden und Mitarbeiter ist es zudem klar von Vorteil, wenn die Software webbasiert in jedem Browser und auf jedem Gerät läuft.

Schneller Support ohne Sprachbarrieren

Es gibt immer wieder Fälle, wo eine schnelle Unterstützung telefonisch notwendig wird. Daher ist insbesondere darauf zu achten, dass eine schnelle und unkomplizierte Unterstützung des Herstellers gewährleistet ist.

Transparent & Preiswert

Nicht zuletzt ist der Preis in Zeiten drohender Rezession ein entscheidender Faktor. Es existieren unterschiedliche Lizenzmodelle auf dem Markt. Oft sind Lizenzen an namentlich genannte Personen gebunden und nur diese können Online-Veranstaltungen planen und moderieren. Einige wenige Anbieter haben ein No-named-Lizenzmodell. 

Dabei kann jeder Person im Unternehmen das Recht erteilt werden, beliebig viele Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. Die Lizenzen sind nicht an bestimmte Personen gebunden. Die Anzahl der benötigten Lizenzen hängt nur von den gleichzeitig durchzuführenden Veranstaltungen ab. Das ermöglicht einen sehr flexiblen Einsatz im Unternehmen mit sehr geringen Kosten gegenüber den namentlich gebundenen Lizenzen.

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