In Zeiten in denen alternative Arbeitsmethoden wie Homeoffice und Remote Work immer mehr an Bedeutung gewinnen ist es manchmal schwer den Überblick zu behalten, was die Kommunikation angeht. Vom Webmeeting, zur Videokonferenz bis zum Online-Workshop werden ähnliche, aber doch klar differenzierbare Konzepte beschrieben. Um hier den Überblick zu behalten und in der richtige Situation, die richtige Methode einzusetzen, sollte man die einzelnen Formen der digitalen Kommunikation unterscheiden können. Die Videokonferenz, als eines der flexibelsten Werkzeuge, ist hier ein guter Startpunkt.
Definition Videokonferenz
Die Videokonferenz ist ein weit gefasster Begriff. Im Grunde handelt es sich um digitale Fernkonferenzen bei denen Bild und Ton in Echtzeit übertragen wird. Meist finden Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern statt. Videokonferenzen können also als Oberbegriff aller digitalen Kommunikation betrachtet werden, auf die diese Eigenschaften zutreffen. Andere Namen für digitale Konferenz wie Online-Workshop dienen meist nur der genaueren Definition von Inhalten der speziellen Videokonferenz.
Technische Umsetzung
Um erfolgreiche Videokonferenzen durchführen können muss bei allen Beteiligten gewisse Software und Hardware vorhanden sein. Eine stabile Internetverbindung, ein Mikrofon und eine Kamera sind Grundvoraussetzungen für die Teilnahme an Videokonferenzen. Die Veranstalter müssen sich zusätzlich noch um eine Software oder Applikation kümmern, die es erlaubt Videokonferenzen zu planen und durchzuführen. Je nach gewähltem Anbieter müssen die Teilnehmer, die Software zusätzlich installieren. Moderne Applikationen lassen aber inzwischen die Teilnahme ohne installierte Software zu.
Vorteile von Videokonferenzen
Geografische Unabhängigkeit: Videokonferenzen befreien Teams von geografischer Bindung. So können Teammitglieder rund um den Globus teilnehmen, ohne das zeitlich aufwändige und teure Reisen nötig sind. Das erweitert gleichzeitig auch den Kreis an möglichen neuen Teammitgliedern enorm.
Zukunftsorientierung: Die Diskussion um das Arbeiten der Zukunft nimmt immer konkretere Gestalt an. Ein Aspekt dieses Arbeitens ist eindeutig die Abkehr von der klassischen Arbeit im Büro in Präsenz. Der Trend geht zu zeitlich und räumlich flexiblen Konzepten. Um eine Konferenz in Präsenz durchzuführen, müssen momentan Zeit und Ort koordiniert werden. Videokonferenzen befreien von diesen Restriktionen. Niemand muss länger im Büro bleiben, nur um später eine Konferenz wahrzunehmen. Stattdessen kann sich einfach und bequem von Zuhause eingewählt werden. Das spart Organisationsaufwand und Nerven.
Bessere Präsentationsmöglichkeiten: Klassische Konferenzformen sind berüchtigt dafür, dass das Präsentieren von Daten und Material aufwändig und anstrengend ist. Präsentationen müssen im Vorfeld auf ein passendes Medium geladen werden. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass alle Anwesenden einen guten Blick auf die Präsentation haben. Videokonferenzen haben all diese Möglichkeiten als Kernfunktionen. Da alle Teilnehmer am eigenen Gerät sitzen hat jeder den perfekten Blick auf die Präsentation. Über Screensharing können auch komplexe Anforderungen, wie das Vorstellen von Funktionalitäten innerhalb eines Programmes realisiert werden können.
Herausforderungen bei Videokonferenzen
Natürlich haben Videokonferenzen nicht nur Vorteile. Einige Herausforderungen gilt es auch zu bewältigen:
Digitalkompetenz: Auch wenn die digitale Bildung und der Anteil der digital literaren Personen steigt, muss bei Videokonferenzen auch Rücksicht auf Teilnehmer mit geringerer Digitalkompetenz genommen werden. Neben Weiterbildungen und Einarbeitung durch Kollegen, sollte vor allem eine App gewählt werden, deren Bedienung so intuitiv wie möglich ist.
Stabiles Internet: Trotz der Tatsache, dass es Länder gibt, in denen stabiles Breitbandinternet zum Standard gehört, trifft das nicht zwingend auf alle Regionen zu. Wenige Dinge sind so frustrierend wie eine Konferenz, die durch instabiles Internet geplagt wird. Es sollte also sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer der Videokonferenz Zugang zu schnellem und stabilem Internet haben. In Unternehmen können zum Beispiel Konferenz-Workstations angeboten werden, um Mitarbeitern mit schlechtem Heiminternet eine reibungslose Teilnahme zu ermöglichen.
Verhalten in der Videokonferenz: Die Videokonferenz und die analoge Konferenz sind sich zwar sehr ähnlich, haben allerdings einige entscheidende Unterschiede. So ist es im analogen nicht problematisch, wenn zwei Personen kurz übereinander reden. Unser Gehirn kann die beiden Informationsströme auseinanderhalten und versteht mindestens eine der Personen. Im digitalen kommen die beiden Ströme als ein Gemisch an und sind nicht zu verstehen. Es ist also wichtig einander aussprechen zu lassen und von Monologen abzusehen, da sonst niemand anders zu Wort kommt. Das ist nur ein Beispiel wie sich das Verhalten zwischen analog und digital anpassen muss, um in erfolgreiches Meeting zu ermöglichen.
Organisation einer erfolgreichen Videokonferenz
Vorbereitung ist der Schlüssel um erfolgreiche, effektive Videokonferenzen durchzuführen. Natürlich gelten hier die gleichen Best Practices wie bei analogen Meetings. Das Thema, die Form und die Teilnehmer sollten alle aktiv und frühzeitig kommuniziert werden. Um das zu garantieren, bieten moderne Videokonferenz-Tools die Möglichkeit Teilnehmer direkt per Email einzuladen und von Ihnen den Teilnehmerstatus zu erfahren. So wird sichergestellt, dass für die Konferenz essenzielle Teilnehmer auch tatsächlich teilnehmen werden.
Wenn ein neues System oder neue Funktionalitäten genutzt werden, oder die Videokonferenz eine Neuerung ist, lohnt es sich eine Generalprobe durchzuführen. So wird sichergestellt, dass alles Benötigte verfügbar ist und funktioniert. Niemand hat Interesse daran, dass der Beginn der Videokonferenz zur technischen Trouble-Shooting-Runde wird. Das ist weder für Referenten, noch für Teilnehmer angenehm.
Kontinuierliche Verbesserung sollte auch bei Videokonferenzen das Ziel sein. Um sich hier verbessern zu können, bedarf es Feedback. Das kann informell oder über entsprechende Funktionalitäten der App eingeholt werden. Es ist immer wieder überraschend, welche Aspekte man selbst nicht bedenkt. Ein paar mehr Augenpaare schaden daher nicht. Grundvoraussetzung ist natürlich, dass entsprechende Veränderungen unbürokratisch und effizient durchgeführt werden.
Etiquette in der Videokonferenz
Auch wenn es einigen Teilnehmern komisch vorkommt, sollten gewisse Verhaltensregeln im Vorhinein festgelegt werden. Eine klare Kommunikation kann hier viel Frustration in den Videokonferenzen verhindern. Probleme wie Stimmüberlagerung und Monologe sind nur zwei Beispiele. Die Herausforderungen sind je nach Anwendungsfeld unterschiedlich. Funktionalitäten innerhalb der genutzten Videokonferenz App sollten genutzt werden, um möglichst viele Herausforderungen dieser Art zu lösen. Das kann von der Handhebefunktion zur Steuerung der Redereihenfolge über einen Priorityspeaker der lauter ist als alle anderen Teilnehmer, bis hin zu Rollen mit verschiedenen Privilegien so ziemlich alles sein. Wichtig ist, dass diese Lösungen und Regeln klar und vor der Videokonferenz kommuniziert werden.
Sicherheit und Datenschutz
In Zeiten von Apps und Internet spielt die Datensicherheit eine immer wichtigere Rolle, unabhängig davon, ob es sich um Einzelpersonen oder Unternehmen handelt. Als solches darf sie natürlich auch bei der Videokonferenz nicht ignoriert werden.
Nur Personen mit einer Einladung sollten an der Videokonferenz teilnehmen können, um irritierende Unterbrechungen zu vermeiden. Dafür können Videokonferenzen teils mit Passwörtern oder Invite-only Systemen gesichert werden.
Dateien und Daten, die während der Videokonferenz präsentiert und geteilt werden sollten vertraulich behandelt und vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden. Diese sollte neben dem Einsatz von technischen Hilfsmitteln, auch an die Teilnehmer kommuniziert werden. Ein Blick in die Datenschutzrichtlinien des genutzten Tools zeigt recht schnell, was mit in der Videokonferenz genutzten Daten passiert.
Die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer gilt es genau so zu schützen, wie die Daten. Dinge, wie heimliches Filmen oder das Versenden von Screenshots der Videokonferenz ohne Zustimmung, sind komplett zu unterlassen. Eine einfache Faustregel ist die Frage, ob man diese Handlung bei einer analogen Konferenz auch so durchführen würde. Wenn die Antwort Nein ist, gilt das Gleiche für Videokonferenzen.
Auch der Gesetzgeber hat bei der Datenschutz ein Mitspracherecht. Als digitale Kommunikation unterliegt auch die Videokonferenz, klaren rechtlichen Regeln wie der DSGVO. Das gewählte Tool sollte diesen Regeln entsprechen und sich der Datensparsamkeit verschreiben. Der gesetzliche Trend geht eher in Richtung weniger Datensammlung, daher lohnt es sich frühzeitig in ein Tool zu investieren, dass die Richtlinien schon erfüllt oder übertrifft.