Wie kann ich auch im Home Office effektiv arbeiten? Wie bleibe ich von Zuhause mit meinen Kollegen in Kontakt? Und wie kann ich nach der Arbeit in den gleichen vier Wänden meine Freizeit genießen? Die Arbeit von Zuhause bringt vor allem Flexibilität mit sich. Doch damit gehen ebenfalls einige Herausforderungen einher. Mit unseren erprobten Home Office Tipps für effektives Arbeiten zeigen wir einen Weg, die Büroarbeit von Zuhause mit Struktur und Planung zu optimieren.
1. Ein Tagesplan als festen Rahmen
Wir starten die Home Office Tipps mit der grundlegenden Tagesplanung. Im eigenen Zuhause zu arbeiten klingt vorerst schön. Die Arbeitswege sind kurz, es ist gemütlich und der Arbeitstag kann etwas flexibler gestaltet werden. Um trotzdem produktiv sein zu können und effektiv arbeiten zu können, ist es überaus hilfreich, einen eigenen Rahmen mit festen Arbeitszeiten und gegliederten Aufgaben zu erstellen. Denn Struktur gibt Halt.
Ein solcher Plan mit festen Zeiten sorgt dafür, dass genügend gearbeitet und gleichermaßen der Feierabend gut eingehalten wird. Denn eine gute Work-Life-Balance ist auch aus dem Home Office langfristig sinnvoll. Aber dazu später mehr. Feste Arbeitszeiten erleichtern außerdem die Kommunikation innerhalb der Firma. So können Sie schneller Absprachen mit Ihren Kollegen treffen und warten nicht unnötig lange auf wichtige Antworten.
Bleiben Sie proaktiv
Starten Sie Ihren Arbeitstag, wenn möglich, stets zur gleichen Uhrzeit und achten Sie bei der täglichen Planung auf Ihre Pausenzeiten. Priorisieren Sie am Anfang des Tages Ihre Aufgaben. Bestenfalls sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen und Führungskräften ab und bleiben im Austausch. Bleiben Sie proaktiv.
Sie werden merken, dass die Interaktion nicht nur Ihrem Gemüt zugutekommt, sondern sich auch positiv auf Ihre Arbeit auswirkt. Auch im Home Office lässt es sich effizient arbeiten, solange Sie sich stets in Disziplin üben und regelmäßig Ihre Organisation und Planung überdenken. Hier finden Sie Tipps, um die Meeting Vorbereitung zu strukturieren, damit die Kommunikation für alle Seiten am einfachsten abläuft.
Tagesziele als einer der wichtigsten Home Office Tipps.
Versuchen Sie nicht, Ihre Tagesziele als Erstes zu formulieren. Sparen Sie sich Mühe und Frustration und zäumen Sie das Pferd nicht von hinten auf.
- Langfristige Unternehmensziele können als Erstes definiert werden. Auf dieses Ziel werden alle weiteren Aufgaben und kleineren Ziele ausgerichtet.
- Große Projekte werden geplant und umgesetzt, um dem Unternehmensziel gerecht zu werden. Überlegen Sie, wie Sie mit Ihrer Arbeit Ihr Unternehmen beim Erreichen des Zieles unterstützen können und was für Projekte und größere Aufgaben dort angebracht sind.
- Diese großen Projekte und Aufgaben gilt es nun realistisch in kleinere Teile zu gliedern. Überlegen Sie sich, in welchen Zeitabschnitten Sie die Teilaufgaben erfüllen können. Setzen Sie sich eine Deadline. Diese kann gut bei der Motivation und Umsetzung helfen. Geeignet könnten Zeitabschnitte von einem Monat oder auch zwei Wochen sein, um die Teilaufgabe vollumfänglich zu erfüllen.
- Im nächsten Schritt brechen Sie die Teilaufgabe weiter herunter auf ein konkretes Wochenziel, worauf alle Tagesziele ausgerichtet sind.
Wie Sie sehen, ist Aufgabenplanung ein etwas längerer Prozess. Doch wenn Sie hier kleinschrittig und realistisch herangehen, haben Sie einen hervorragenden Plan mit konkreten Zielen, welche alle auf das große Unternehmensziel ausgerichtet sind.
2. Ordnung auf dem Schreibtisch schafft Ordnung im Geist
Ein Arbeitszimmer ist für das Home Office ein Traum. Doch nicht immer sind die Voraussetzungen dafür gegeben. Wichtig ist, dass Sie sich eine Arbeitsatmosphäre schaffen, in der Sie produktiv sein können.
Für einige reicht der Esstisch mit dem Laptop darauf aus. Andere brauchen zwingend einen Schreibtisch, der nur zum Arbeiten genutzt wird. Auch da gibt es gerade für die Arbeit mit Laptop schon sehr kleine Schreibtische oder Stehpulte, die wohl in jeden Raum mit hineinpassen.
Ordnen Sie Ihre Arbeitsutensilien auf Ihrem Schreibtisch ordentlich und in Reichweite. Achten Sie außerdem darauf, dass im näheren Umfeld ebenso Ordnung herrscht. So ist die Chance der Ablenkung gemildert. Nehmen Sie sich z.B. 10 Minuten vor Arbeitsbeginn Zeit, um alles, was potentiell stören könnte, aufzuräumen.
Ein weiterer unserer wichtigen Home Office Tipps: Der Desktop als virtueller Arbeitsplatz
Ein weiterer Punkt ist die Organisation der Desktops und der benötigten Dateien und Programme. Auch wenn es lästig ist, so erleichtert die Ordnung auf dem eigenen Bildschirm das Arbeiten enorm. Versuchen Sie hier grobe Themenbereiche festzulegen und von dort in einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen.
Nehmen Sie sich hierfür Zeit und probieren Sie aus, was für Sie gut funktioniert. Auch wenn dies einer der unangenehmen Home Office Tipps ist, so holt er es an Effektivität hinterher wieder heraus. Um einen geeignetes Arbeitsumfeld im Home Office zu gestalten, benötigen Sie voraussichtlich sehr gut funktionierende Videokonferenz Hardware. Diese sollte ein gutes Mikrophon, passende Lautsprecher und eine Kamera beinhalten, um Online Meetings und Besprechungen effektiv durchführen zu können.
Reflektieren Sie gerade am Anfang des Home Office die Tage und was Sie wo und wann abgelenkt hat. So können Sie z.B. am nächsten Tag vorher noch 10 Minuten gründlicher aufräumen oder sauber machen, oder sich am Anfang der Woche mehr Zeit für die detaillierte Planung nehmen. Sie müssen sich hier so erfinden, dass Sie gut arbeiten können. Nicht jeder arbeitet am effektivsten von 9 to 5. Daher gilt hier trial and error, solange bis Sie Ihren perfekten Arbeitsalltag gefunden haben.
3. Zum perfekten Arbeitsalltag gehört auch eine gute Work-Life-Balance
Zu einem effektiven Arbeiten ist ein guter Ausgleich wichtig. Niemand kann gesund und langfristig ausschließlich hart arbeiten. Über kurz oder lang nimmt die Leistung rapide ab. Pausen und Freizeitgestaltung sind wichtig. Bei der oben beschriebenen Planung achten Sie auf einen festen Feierabend. Auch wenn bei besonders großen und wichtigen Projekten Überstunden sehr wohl anfallen können, sollten diese nicht zum Standard werden.
Ebenso unterstützend kann es sein, nur zweimal am Tag zu festen Zeiten die E-Mails zu checken, um die Freizeit auch Zuhause noch stärker von der Arbeit abzugrenzen. Es ist nicht nur wichtig, die Arbeit aus der Freizeit herauszuhalten, sondern auch die Freizeit aus der Arbeit. Das Arbeiten im Home Office verleitet schnell dazu, zwischendurch nur ganz kurz etwas anderes zu machen. Jedoch führt das meist weder dazu, dass Sie mit Ihrer Arbeit sinnvoll vorankommen, noch dazu, dass Sie Ihre freizeitliche Ablenkung tatsächlich genießen können.
Gestalten Sie Ihre Freizeit wertvoll. Überlegen Sie, wonach Sie sich so richtig gut fühlen und was Ihnen Kraft gibt. Natürlich gibt es auch Dinge zu erledigen, die wir eher aufschieben wollen. Doch der Haushalt und das Kochen machen sich nun mal nicht von alleine. Wenn Sie jedoch Ihre Familie oder Freunde beim Abendessen mit einplanen, kann daraus ein schönes Erlebnis werden.
4. Pausen als fester Bestandteil des Tages
Planen Sie feste Pausenzeiten ein. Damit Sie bis zum Arbeitsende noch eine gute Leistung erreichen können, ist es wichtig, Körper und Kopf einmal freizukriegen. Damit ist nicht die frische Luft bei der Raucherpause gemeint. Viel eher eignet sich Bewegung, evtl. ein flotter Spaziergang um den Block, um aus der Schreibtischhaltung herauszukommen.
Auch ein regelmäßiges Aufstehen und Strecken erleichtert dem Körper das lange Sitzen. Unser ganz persönlicher Home Office Tipp ist ein Stehpult oder ein verstellbarer Schreibtisch und sei es als Alternative zum normalen Schreibtisch. So lässt sich leicht ein Timer stellen, um sich zu strecken und eine halbe Stunde im Stehen zu arbeiten. Vielleicht merken Sie, wie gut diese kleinen Bewegungs- und Stehpausen für Sie sind. Dann können Sie diese natürlich langsam weiter steigern.
Im Home Office fehlt es oft an kollegialer Interaktion. Möglichkeiten, um auch während der Arbeitspausen Ihr Sozialleben zu pflegen, könnten Telefonate mit Kollegen sein. Dies stärkt das Team und die Motivation. Auch ein netter Plausch mit der Kaffeeverkäuferin beim Bäcker kann die Laune schnell wieder heben.
5. Du bist, was du isst
An anderen Arbeitsstellen als dem Home Office gibt es vielleicht Kantinen, Cafés oder Bäcker. Zuhause sieht das Ganze oftmals anders aus. Wenn Sie in näherer Umgebung nicht zufällig gut bezahlbare Restaurants oder Bäcker haben, müssen Sie sich Ihr Mittagessen selbst zusammenstellen. Essen und die damit verbundene Pause ist enorm wichtig für eine gute Konzentration.
Um nicht jeden Tag Zeit damit verbringen zu müssen, sich eine Mahlzeit für den nächsten Tag zu kochen, eignet sich das Mealprepping. So können Sie Anfang und evtl. Mitte der Woche für die entsprechenden Tage vorkochen. Hier eignen sich besonders Gerichte, die sich leicht abwandeln lassen. So kann eine andere Beilage oder Sauce schon einen großen Unterschied im Geschmack machen. Denn Langeweile muss auch hier nicht aufkommen.
Ein Essensplan für die Woche kann Einkaufszeit sparen und führt meist zu einer ausgewogeneren Ernährung, als die spontan zusammengewürfelten Snackmahlzeiten. Eine Alternative zum Mealprepping ist, eine größere Portion zum Abend zu kochen. So bleibt vom Abendessen genügend für Ihre Mittagsportion am nächsten Tag übrig und Sie essen frischer und größtenteils vielfältiger.
Wie Sie sehen, kann man den Aufwand rund um die Mahlzeiten reduzieren, indem man plant. So sind Sie während Ihres Arbeitstages gestärkt und müssen weniger Zeit mit der Besorgung und Zubereitung Ihrer Mahlzeiten verbringen, können Ihre Pausen noch mehr genießen und effizienter arbeiten.
Fazit
Dies waren unsere erprobten fünf wichtigsten Home Office Tipps rund um die Organisation und Planung in den eigenen vier Wänden. Mit diesen einfachen Schritten können auch Sie im Home Office effektiv durchstarten und Ihren Tag bestmöglich planen und erleben.