Schulungen und Weiterbildungen verlagern ihre Aktivitäten immer mehr in den Online-Bereich. Wo im Schulungsraum in der Vergangenheit oft der Overheadprojektor und der Laserpointer gereicht haben, stehen den Anbietern jetzt eine Vielzahl an digitalen Möglichkeiten zur Verfügung. Mit Möglichkeiten kommen natürlich auch Herausforderungen. Ist die Software zu kompliziert oder zu sehr mit Features überfrachtet verliert sie schnell an Attraktivität. Es gibt eine Liste an Features, die eine Online-Schulungs-Software mitbringen sollte.
Datenschutz
Auch wenn es nicht der aufregendste Bereich ist, hat der Datenschutz Priorität vor allen Features. Die beste Software bringt nämlich nichts, wenn sie aufgrund von Datenschutzbedenken nicht genutzt werden kann. Gleichzeitig schafft guter Datenschutz Vertrauen bei Schulungsteilnehmern und verhindert rechtliche Probleme.
Die Software sollte klar im Rahmen der DSGVO agieren und auch sonst alle gängigen Datenschutzverordnungen erfüllen. Wenn Fragen auftreten oder das Einhalten des Datenschutzes nicht ganz klar erkennbar ist, sollte sich beim Anbieter erkundigt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Daten und Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer nicht gefährdet sind.
Hier nur ein Beispiel für die besonderen Datenschutzanforderungen, denen sich Schulungssoftware stellen muss: Während einer Onlineschulung kann es durchaus dazu kommen, das Bild und Ton von Teilnehmern übertragen wird. Es muss über die Software sichergestellt werden, dass keine Aufnahmen ohne die Zustimmung und das Wissen der Teilnehmer angefertigt werden. Das gilt sowohl für Teilnehmer als auch für Veranstalter. Bei Aufnahme sollte ein Ton und eine Nachricht erscheinen, die den Nutzer darüber informiert und die Möglichkeit der Aufnahme sollte auf befugte Personen begrenzt sein.
Interaktivität
Eine Online-Schulung ohne Interaktivität ist ein Webinar mit Anwesenheit. Eine Schulungssoftware sollte daher eine Vielzahl an Möglichkeiten an Interaktivität mitbringen.
Umfragen: Auch wenn es eine der weniger komplexen Arten der Interaktivität ist, erlauben Umfragen schnelle Abfrage des Wissensstands und improvisierte Mini-Quizze. Auch wenn Entscheidungen während der Schulung getroffen werden müssen, hilft die Umfragefunktion. Nur sollte sie nicht exklusiv für Pausenkoordination genutzt werden.
Breakout-Räume: Gruppenarbeit hilft erwiesenermaßen bei der Festigung und Vermittlung von Wissen. In einer digitalen Umgebung ist es schwieriger sich einfach in Gruppen zusammenzufinden, um zusammen an einem Problem zu arbeiten. Breakout-Räume erlauben es Veranstaltern die Teilnehmer einfach und schnell in Gruppen zu unterteilen und bieten eine gute Umgebung für die Arbeit in Kleingruppen. Der Veranstalter kann zwischen den Räumen wechseln und die Gruppen direkt betreuen.
Whiteboard: Auch wenn das Whiteboard oft nur als Frontal-Instrument genutzt wird, bietet es Möglichkeiten Interaktivität zu fordern. Über ein digitales Whiteboard können zum Beispiel Ideen gesammelt oder gemeinsam Mind-Maps erstellt werden. Einen Schritt weiter geht das Multi-User-Whiteboard. Hier können alle Teilnehmer gleichzeitig auf dem gleichen Whiteboard arbeiten und so interaktiv Ideen sammeln.
Fragemöglichkeiten: Eine gute Schulungssoftware sollte über einen Bereich verfügen, in dem gestellte Fragen und deren Antworten gesammelt werden können. So können Teilnehmer Fragen nachschlagen und es kommt nicht dazu, dass eine Frage dreimal innerhalb der gleichen Schulung gestellt wird. Noch besser ist, wenn die Fragen schriftlich gesammelt werden können und der Veranstalter sie dann in einem dedizierten Frageblock beantwortet.
Präsentations-Unterlagen
Nichts ist so frustrierend wie Präsentations-Unterlagen, die nicht laden wollen oder eine Software, die das gewählte Format nicht unterstützt. Eine gute Online-Schulungs-Software sollte daher das Hochladen von Unterlagen im Vorfeld erlauben. So wird sichergestellt, dass die Unterlagen zum Schulungstermin vorhanden sind und funktionieren. Pluspunkte gibt es für eine Vielzahl an unterstützten Formaten, aber jede Schulungs-Software sollte zumindest die gängigen Formate wie PDF und pptx unterstützen.
Aufzeichnung
Auch wenn die Online-Schulung kein Webinar ist, lohnt es sich trotzdem das Event auszuzeichnen. So kann es nämlich weitergenutzt werden. Teilnehmern die Schulung als Video zur Verfügung zu stellen, erlaubt es diesen, das erworbene Wissen zu festigen und Unklarheiten durch Nachschauen zu klären. Vor allem bei längeren Online-Schulungen lohnt sich dieses Vorgehen, da die Konzentration gegen Ende durchaus abnehmen kann.
Neben der Unterstützung der Schulungsteilnehmer kann die Aufzeichnung auch für internes Qualitätsmanagement genutzt werden. So kann im Team geschaut werden, an welchen Stellen noch Verbesserungspotential besteht. Für die Einarbeitung von neuen Referenten sind solche Aufzeichnungen eine Goldgrube.
Feedback
Jede Online-Schulungs-Software sollte über eine einfache Möglichkeit verfügen, um Feedback von den Teilnehmern zu erhalten. Da die Software in der Regel schon über die Kontaktdaten der Teilnehmer verfügt, sollte es nicht nötig sein, eine händische Email über das eigene Emailprogramm zu verfassen. Moderne Online-Schulungs-Software sollte diese Möglichkeit in der Software selbst anbieten und am besten schon über einen vorgeschriebenen Email-Vorschlag verfügen.
Pluspunkte gibt es, wenn das Feedback dann von der Software zur Schulung zugeordnet wird und so eine möglichst granulare Auswertung erlaubt.
Digitales Zertifikat
Wie auch bei einer traditionellen Schulung steht am Ende die Ausstellung eines Dokuments, dass die Teilnahme belegt. In der Regel ist das ein offizielles Zertifikat, mit dem der Teilnehmer die erworbenen Fähigkeiten nachweisen kann. Da ein Papierzertifikat aber inzwischen sehr aus der Mode gekommen ist, sollte die Online-Schulungs-Software die Möglichkeit geben, den Teilnehmern ein digitales Zertifikat auszustellen. Dieses sollte natürlich im Corporate Design des Anbieters gestaltet sein und möglichst offizielle Rückendeckung haben.
Fazit
Auch wenn es eine Vielzahl an Features gibt, die Online-Schulungs-Softwares anbieten sollte man sich nicht davon blenden lassen und schauen, ob die wichtigsten Funktionen vorhanden sind. Jetzt noch die eigenen Anforderungen und spezielle Funktionen für den Schulungsbereich dazu suchen und schon steht der professionellen, modernen Online-Schulung nichts mehr im Weg.