In fast jedem Geschäftsfeld sind Meetings ein nicht mehr wegzudenkender Teil des Tagesgeschäfts. Mit durchschnittlich mehreren Meetings die Woche können diese ein nicht geringes Investment an Personalkosten und Nerven bedeuten. Damit diese Investitionen nicht verschwendet werden, sollten Meetings entsprechend effizient und professionell vorbereitet werden. Da viele Unternehmen inzwischen auf Videokonferenzen oder hybride Veranstaltungen setzen, sollten auch die technischen Aspekte nicht ignoriert werden.
Meetingziele definieren
Jedes Meeting sollte klare Ziele haben, die erfüllt werden sollen. Erwartungen an das Meeting sollten ebenfalls genau definiert werden. Nur wenn der Zweck und das Ziel des Meetings klar definiert sind, kann das Meeting ein Effizienz-Erfolg werden.
Sind diese Ziele allerdings nur dem Meetingorganisator bekannt, können die Teilnehmer nicht gut an der Verwirklichung der Ziele mitarbeiten. Die Ziele und Erwartungen sollten also vor dem Meeting offen und frühzeitig kommuniziert werden, um den Teilnehmern Zeit zu geben, selbst zu planen, wie sie zur Zielerfüllung beitragen können.
Ein einfacher Plan für das Meeting hilft dabei das Meeting und die Erwartungen der Organisatoren zu kommunizieren.
Terminfindung
Je größer das Meeting, desto schwieriger wird es einen Termin für das Meeting zu finden. Der Einsatz von Videokonferenztechnologie schwächt dieses Problem leicht ab, da Teilnehmer nicht mehr ortsgebunden sind.
Nichtsdestotrotz ist es meist ein Akt den richtigen Termin zu finden. Der Grund hierfür ist oft, dass Leute an Meetings teilnehmen, die keinen direkten Mehrwert für das Meeting haben. Manager ohne Fachkenntnisse sollten Kreativmeetings zum Beispiel fernbleiben, um die Planung nicht unnötig zu verkomplizieren. Bei der Vorbereitung des Meetings sollte klar geprüft werden, welche Teilnehmer für die Erfüllung der Meetingziele wirklich nötig sind. Mit diesen Teilnehmern sollte der Zeitpunkt abgeklärt werden. Dieses Zeitfenster kann dann an sekundäre Teilnehmer kommuniziert werden, um ihnen die Teilnahme zu ermöglichen, falls sie das Zeitfenster erfüllen können.
Ein oft übersehener Punkt ist die Tatsache, dass ein Meeting nicht nur eine Anfangszeit, sondern auch ein Ende haben muss. Solch klare Zeitfenster helfen den Teilnehmern bei der Planung und verhindern ausufernde Meetings. Das Ende sollte natürlich realistisch sein.
Einladung
Die Einladung zu einem Meeting sollte nie, allein mündlich stattfinden. Das Erinnerungsvermögen der Teilnehmer ist nicht ausreichend, um zu garantieren, dass alle nötigen Teilnehmer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Am besten erfolgt die Einladung via Email. Das erlaubt es Teilnehmern den Termin gleich in ihre Kalender zu überführen und verhindert, dass dreimal nachgefragt wird, wann und wo das Meeting denn stattfindet.
Zusätzlich erlaubt die Email dem Meetingorganisatoren den Teilnahmestatus der Teilnehmer zu erfahren. So kann geprüft werden, ob alle Hauptakteure verfügbar sind, die zur Erfüllung des Meetingziels nötig sind. Sollte das nicht der Fall sein, erlaubt der Termin via Email oft ein leichtes Umplanen auf einen neuen Zeitraum.
Technisches klären
Dieser Punkt ist vor allem für jene Meetingorganisatoren wichtig, die ihr Meeting entweder komplett oder teilweise digital durchführen. Aber auch reine Präsenzmeetings sollten diese Anforderungen erfüllen. So sollte von vorneherein geprüft werden, ob die für das Meeting nötige Technik tatsächlich funktioniert, unabhängig davon, ob es sich dabei um die Videokonferenzsoftware oder den Beamer im Meetingraum handelt. Nichts ist frustrierender für Meetingteilnehmer als wegen technischer Probleme den Meetingbeginn zu verzögern.
Da Meetingteilnehmer durchaus aus verschiedenen Generationen stammen können, sollte sichergestellt werden, dass alle Teilnehmer mit der genutzten Technologie vertraut sind. Sonst könnten sich Teilnehmer ausgeschlossen fühlen und nicht effektiv am Meeting teilnehmen können.
Präsentationen planen
Viele Meetings brauchen Präsentationsmaterial, um den Teilnehmern die Visualisierung zu ermöglichen. Das können Klassiker wie Powerpoint-Präsentationen, aber auch Livepräsentationen auf Websites und Tools sein. Diese visuellen Hilfsmittel sollten zum Zeitpunkt des Meetings fertig und getestet sein. Feedback zu der Präsentation ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die Punkte die Übermittelt werden sollten, tatsächlich rüberkommen.
Für Unternehmen in denen Meetings mit Präsentation häufig stattfinden, sollte eine Masterpräsentation erstellt werden. Diese sollte alle wichtigen Formatierungen und das Branding der Firma enthalten. Meetingpräsentatoren können diese Präsentation dann mit Inhalt füllen, ohne sich mit Formatierungen rumschlagen zu müssen. Das spart Zeit und verhindert, dass Meetingteilnehmer mit „kreativer“ Formatierung gequält werden.
Feedback nutzen
Feedback klingt natürlich eher wie etwas, was bei einer Meetingnachbereitung stattfindet. Auch wenn das richtig ist, bringt das detaillierteste Feedback nichts, wenn es nicht in zukünftige Meetings einfließt. Zur Vorbereitung eines jeden Meetings sollte daher die Betrachtung und Analyse von Feedback zu früheren Meetings gehören. Wo kann noch Zeit gespart, Effizienz erhöht und das Meeting optimiert werden. Um sicherzustellen, dass auch in Zukunft genug Feedback gegeben wird, lohnt es sich immer darauf hinzuweisen, wenn Feedback zu Veränderungen geführt hat. Am besten spricht man das Ganze im Meeting an und dankt der Person, die das Feedback gegeben hat. Feedback, das tatsächlich zu Veränderungen führt, ist ein exzellenter Motivator.
Fazit
Um ein Meeting effizient vorzubereiten, bedarf es einigem Aufwand und einer gehörigen Portion Fingerspitzengefühl. Die Kernideen sind gute Kommunikation, effiziente Durchführung und ein zielorientierter Ansatz. Wird diesen Grundsätzen gefolgt werden Meetings zu etwas positiven worauf sich Teilnehmer freuen, statt als Zeitverschwendung gesehen zu werden. Dadurch zahlt sich der Mehraufwand in der Vorbereitung aus und führt in Summer zu weniger Kosten.