Verträge online zu unterschreiben kann Zeit und Kosten sparen. Doch wann ist es wirklich rechtssicher und worauf gilt es zu achten? All diese Fragen rund um die digitale Unterschrift beantworten wir in diesem Artikel.
Dabei gehen wir auf die Signatur-Standards, die Rechtsgültigkeit und die praktische Anwendung ein.
- Vertrag digital unterschreiben – rechtsgültig oder doch nicht?
- Was unterscheidet die digitale Signatur?
- Einfache elektronische Signatur (EES)
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Verträge mit der digitalen Unterschrift unterschreiben – gibt es weitere rechtliche Bedingungen?
- Welchen Standard für welche Vertragsart?
- Wie genau ist die digitale Unterschrift denn jetzt anzuwenden?
Die digitale Unterschrift bei Verträgen – rechtsgültig oder doch nicht?
In den meisten Fällen ist ein digital unterschriebener Vertrag rechtsgültig. Allerdings kommt es darauf an, wie die elektronische Signatur erstellt wird. Generell gilt: Je sicherer jedes technische Verfahren ist und je genauer die Identität des Unterzeichners überprüft wird, desto mehr Beweiskraft hat die Unterschrift vor Gericht.
Gerade für die Digitalisierung von Unternehmen ist die digitale Unterschrift eine überaus nützliche Funktion. Sie erleichtert den Vertragsabschluss und vieles Weitere. Lesen Sie hier mehr zu weiteren benötigten Funktionen, um Ihr Unternehmen nachhaltig auf dem digitalen Markt zu etablieren.
Was unterscheidet die digitale Unterschrift?
Eine digitale Signatur unterscheidet sich stark von einer Papiersignatur. Es ist nicht die visuelle Schrift, die zählt, sondern die Technologie dahinter. In Europa gilt seit dem 01.07.2016 die eIDAS-Verordnung. Sie reguliert elektronische Signaturen, sowie Siegel, Zeitstempel und Zertifikate.
Die Verordnung unterscheidet drei verschiedene Standards für elektronische Signaturen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signaturen. Mit allen können Sie Verträge digital abschließen. Doch sie unterscheiden sich vor allem in ihrer Sicherheit und Wirksamkeit vor Gericht.
Datenschutz spielt gerade in der digitalen Welt eine große Rolle. Das Grundlegende sollten Sie über Datenschutz wissen, vor allem, wenn Sie rechtsgültig und sicher online Verträge unterschreiben wollen.
Es gibt auch bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Arten von signierten Dokumenten. Bestimmte Dokumente erlauben jede Form der elektronischen Signatur. Aber eine Vereinbarung mit Schriftform-Erfordernis ist nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist ein zusammenfassender Begriff für alle digitalen Signatur-Dienstleister, die nicht fortgeschritten oder qualifiziert sind. Somit hat diese Form der digitalen Signatur im Streitfall die geringste Beweiskraft vor Gericht. Die EU-Richtlinie eIDAS reguliert die Standards, sagt jedoch zu der EES nichts Genaueres dazu als ,,elektronische Signatur”.
Damit gibt es einen gewissen Interpretationsspielraum. So gelten z. B. auch ein Fingerwisch auf dem Touchscreen, eine E-Mail-Signatur oder eine eingescannte Unterschrift als EES. Den größten Vorteil an der einfachen elektronischen Signatur sagt bereits der Name. Die Anwendung ist äußerst einfach und benutzerfreundlich.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
An die fortgeschrittene elektronische Signatur werden höhere Anforderungen gestellt. Die Anforderungen dienen der technischen Sicherheit und sind in der eIDAS-Verordnung für die EU klar festgeschrieben. Um vor Gericht eine höhere Beweiskraft vorzulegen, unterliegt die Identitätsprüfung der Unterzeichnenden strengen Regeln.
Somit muss ein eindeutiger Rückschluss auf den Unterzeichnenden erlaubt sein. Dieser Rückschluss erfolgt beispielsweise über einen SMS-Code. Dies ist innerhalb der EU möglich, da SIM-Karten hier nur nach vorheriger Ausweisprüfung übergeben werden dürfen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur unterliegt dem höchsten gesetzlich geregelten Standard für digitale Signaturen. Mit der QES kann in fast jedem Fall die handschriftliche Unterschrift vollkommen ersetzt werden – sogar dann, wenn die Schriftform gefordert wird.
Mit der qualifizierten elektronischen Unterschrift kann also jede Art von Vertrag digital unterschrieben werden, ausgenommen Verträge, die eine notarielle Beglaubigung erfordern oder explizit von Hand zu unterzeichnen sind (wie z. B. das Testament).
Bei der QES werden die hohen Sicherheitsbestimmungen deswegen erfüllt, weil im Vornherein eine Überprüfung des amtlichen Ausweises stattfinden muss und die Signatur mit einem Zertifikat eines Vertrauensdienste-Anbieters, sogenannte VDA, versehen werden muss.
Verträge mit der digitalen Unterschrift unterschreiben – gibt es weitere rechtliche Bedingungen?
Grundsätzlich gilt, dass eine Unterschrift rechtsgültig ist, wenn sie zeigt, dass der Unterzeichner mit dem Inhalt des unterzeichneten Dokuments einverstanden ist. Zudem sollen elektronische Signaturen Rückschlüsse auf die Identität des Unterzeichners ziehen können.
Jede Form der elektronischen Signatur ist legal, es sei denn, eine schriftliche Signatur ist gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings haben nicht alle Unterschriften vor Gericht den gleichen Beweiswert. Dies kann vom verwendeten elektronischen Signatur-Standard abhängen.
Welchen Standard für welche Vertragsart?
Anbei haben wir kurze Empfehlungen für beispielhafte Anwendungsfälle. Die finale Festlegung des benötigten Standards unterliegt weiterhin einem Juristen.
| EES | FES | QES |
| unbefristeter Mietvertrag | Lebensversicherung | Leiharbeitsvertrag |
| Übergabeprotokoll | Kaufvertrag | Konsumkreditvertrag |
| Geheimhaltungserklärung | Kontoeröffnung | befristeter Arbeitsvertrag |
| Datenschutzerklärung | Urheberrechtsvertrag | nachvertragliches Wettbewerbsverbot |
| Bekanntmachung | bestimmte Leasingverträge | befristeter Mietvertrag |
| Kostenvoranschlag | Rentenversicherungsdokument | Kündigung bei Miet- oder Leasingvertrag |
| Bestellung/ Auftrag | Unfallversicherung | Verbraucherdarlehensvertrag |
Die elektronische Form der Unterschrift eignet sich für viele Anwendungsfälle. Bei folgenden Fällen ist sie jedoch nahezu ausgeschlossen:
- Aufhebungsvertrag
- Kündigung
- Testament
- Arbeitszeugnis
- Sozialplan
- Betriebsvereinbarung
Wie genau ist die digitale Unterschrift denn jetzt anzuwenden?
Für die einfache elektronische Signatur reicht bereits eine E-Mail-Signatur oder eine eingescannte Unterschrift aus. Dieser Signatur-Standard ist jedoch, wie oben bereits beschrieben, einfach zu kopieren und nur schwierig zu verifizieren.
Eine sicherere Form der einfachen elektronischen Unterschrift ist z. B. mit einer zusätzlichen Verschlüsselung oder Verifizierung der Person zu erreichen, beispielsweise mit einer verifizierten E-Mail-Adresse.
Für die fortgeschrittene elektronische Signatur wird eine mathematische Verschlüsselung benötigt, welche den alleinigen Zugriff des Unterzeichners sichert. Außerdem muss ein Rückschluss auf die Identität des Unterzeichnenden gewährleistet werden. Für eine FES werden daher meist Dienste von offiziellen Anbietern von digitalen Signaturen benötigt, welche Zertifikate erstellen dürfen.
Wenn Sie nun mit der FES einen Vertrag unterschreiben wollen, ist hier eine kurze Anleitung:
- Konto bei einem Anbieter für digitale Signaturen erstellen, der FES anbietet
- sichergehen, dass FES aktiviert ist
- eine PDF mit dem zu signierenden Dokument hochladen
- Signatur auslösen
- mit z. B. dem Smartphone per Mobilfunknummer bestätigen
Das digital signierte PDF-Dokument kann jetzt heruntergeladen und versendet werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist stark eingeschränkt. Für diesen Standard der digitalen Unterschrift ist ein Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle nötig. Außerdem ist die Personenidentifikation auch hier am stärksten reglementiert. Daher ist eine einmalige Verifizierung per amtlichen Ausweis notwendig.
Hier finden Sie die Anleitung für das digitale Unterschreiben mit der QES
- Konto bei einem Anbieter speziell für QES nach eIDAS erstellen
- Identifikation nach höchstem Standard für QES ausführen
- das PDF, was signiert werden soll, hochladen
- Signatur auslösen
- mit z. B. dem Smartphone per Mobilfunknummer bestätigen
Das digital signierte PDF-Dokument kann jetzt heruntergeladen und versendet werden.
Durch das QES-Verfahren sind digitale Signaturen genau so rechtssicher wie handschriftliche. Mittlerweile gibt es genügend Software-Anbieter, welche sich an Richtlinien der DSGVO und eIDAS halten und damit eine digitale Vertragsabwicklung sichern können.