Getrieben durch die Herausforderungen einer immer globalisierteren Welt und der Krise von 2020 sind alternative Veranstaltungskonzepte im Aufwind. Neben klassischen Vertretern wie Videokonferenzen und Homeoffice macht sich inzwischen auch ein neues Konzept einen Namen: hybride Veranstaltungen.
Wo andere Konzepte alles auf eine Karte setzen, nutzt die hybride Veranstaltung die Vorteile mehrerer Ansätze. Eine hybride Veranstaltung ist eine Veranstaltung bei der sowohl auf Präsenzangebote als auch auf virtuelle Teilnahme gesetzt wird. Ein Beispiel wäre eine Messe, die sowohl in Präsenz an einer Messelocation stattfindet, während zeitgleich dieselbe Messe als virtuelle Messe angeboten wird. Da ein solches Konzept durchaus seine eigenen Herausforderungen mitbringt, gilt es bei der Vorbereitung einiges zu beachten.
Vorteile von hybriden Veranstaltungen
Reichweite
Die ganze Welt kann an der hybriden Veranstaltung teilnehmen. Wenn auch überspitzt trifft diese Aussage auf hybride Veranstaltungen zu. Da in der Regel nur ein Internetzugang nötig ist, können Menschen aus aller Welt an der Veranstaltung teilnehmen. Dadurch wird ein viel breiteres Publikum erreicht.
Interaktivität
Vor allem der digitale Teil der Messe bietet Möglichkeiten zur Interaktivität, die in Präsenz nur schwer umzusetzen sind. Umfragen, AMA’s und Wissensdatenbanken sind nur Beispiele für eine Vielzahl an Optionen. Gleichzeitig gibt die hybride Veranstaltung aber auch die zwischenmenschliche Interaktion nicht auf. So wird das Potential positiver Interaktion maximiert.
Inklusion
Der digitale Teil der hybriden Veranstaltung erlaubt es Menschen mit Einschränkung an Veranstaltungen teilzunehmen, an denen Sie sonst nie hätten teilnehmen können. Da eine reale Veranstaltung sich in Sachen Barrierefreiheit nicht mit einer digitalen Veranstaltung messen kann, wird das Teilnahmespektrum inklusiv erweitert.
Kostenersparnis
Richtig geplant ist eine hybride Veranstaltung in der Regel günstiger als eine reine Präsenzveranstaltung. Messen können zum Beispiel kleinere Locations buchen, das Catering reduzieren und brauchen nicht so viel Personal. Da die Kosten auch in den Herausforderungen auftauchen werden, ist hier zu betonen, dass hybride Veranstaltungen nur bei richtiger Planung kostengünstiger sind.
Analyse und Feedback
Das digitale Publikum einer hybriden Veranstaltung lässt sich direkter analysieren und um Feedback bitten. So kann das digitale Interesse an Teilen der Veranstaltung direkt erfasst und somit für zukünftige Veranstaltungen genutzt werden. Einzelnes Feedback kann nach jeder Teilveranstaltung per Bewertungsdialog abgeholt werden und erlaubt eine höhere Granularität im Feedback.
Klimafreundlich
Wenn auch nicht so klimafreundlich wie eine reine digitale Veranstaltung ist die hybride Veranstaltung eine große Verbesserung zur Präsenzveranstaltung. Vor allem bei Veranstaltungen die sonst Publikum aus aller Welt anziehen wird hier viel Reiseverschmutzung durch Flugzeuge und Autos eingespart.
Herausforderungen bei hybriden Veranstaltungen
Technischer Aufwand
Der technische Aufwand einer hybriden Veranstaltung ist der höchste der drei Veranstaltungsarten. Neben den technischen Vorbereitungen an der Location müssen im Endeffekt die gleichen Vorbereitungen getroffen werden, wie für eine reine virtuelle Veranstaltung, da die Infrastruktur die gleiche ist. Stabiles Internet, Nutzersoftware, Support und Serverleistung müssen neben Stromversorgung und Klimakontrolle organisiert werden. Das kann viel Aufwand bedeuten.
Personal
Ähnlich wie beim technischen Aufwand ist auch der Personalaufwand bei der hybriden Veranstaltung größer. Neben den Mitarbeitern, die für den reibungslosen Ablauf in der Location sorgen, muss Personal für digitale Angebote und First-Level-Support zur Verfügung stehen. Hier sollten möglichst viele Dinge automatisiert oder im Vorfeld erledigt werden, um den Personalbedarf niedrig zu halten.
Fehleranfälligkeit
Präsenzveranstaltungen sind in der Regel fehlerunanfälliger, als jene mit digitalen Komponenten. Im Falle eines technischen Ausfalls kann eine Präsenzveranstaltung in der Regel in reduzierter Form weiterlaufen. Digitale und digitale Teile hybrider Veranstaltungen können unter Umständen nicht weitergeführt werden.
Onboarding
Je nach Veranstaltungsart kann das Durchschnittsalter der Teilnehmer variieren. Je älter das Publikum, desto schwerer wird es werden, die Teilnehmer von den Vorteilen hybrider Veranstaltungen zu überzeugen. Es muss also darauf geachtet werden, dass ein ordentliches Onboarding des Publikums stattfindet und das die Veranstaltung alters- und affinitätsgerecht stattfindet.
Qualitätsbalance
Eine der größten Herausforderungen bei der hybriden Veranstaltung ist es die Qualität in beiden Veranstaltungsteilen zu sichern und anzugleichen. So verfehlt eine hybride Veranstaltung ihren Zweck, wenn das digitale Angebot qualitativ hinter dem Präsenzangebot steht. Dadurch entstehen nämlich den Teilnehmern, die nicht präsent sind ein Nachteil, den sie beim nächsten Mal durch Präsenz verhindern wollen. Somit wird das Konzept ad absurdum geführt.
Hybrides Event planen
Zielgruppe
Im ersten Schritt sollte analysiert werden, für welche Zielgruppe das Event geplant wird. So wird man für ein digital-affines junges Publikum weniger Support brauchen und kann mit einem größeren Digitalanteil rechnen, als bei älteren, weniger affinen Zielgruppen. Die eingesetzten Technologien, Methoden und das Level an Support sollte sich daher immer an der angesprochenen Zielgruppe orientieren.
Ziel
Das Ziel der hybriden Veranstaltung sollte klar definiert werden, bevor mit der praktischen Planung begonnen wird. Soll in einem Seminar Wissen vermittelt, auf einer Messe Produkte verkauft oder auf einem Event Kontakte geknüpft werden. Je nachdem, in welche Richtung das hybride Event zielt, müssen andere Methoden und Rahmenbedingungen geschaffen werden.
Sprache
Da hybride Events theoretisch Teilnehmer aus aller Welt ansprechen können muss entschieden werden, in welcher Sprache das Event stattfindet. Eine Sprache wie Englisch sollte aber nur gewählt werden, wenn auch alle Veranstaltungen bequem in dieser Sprache absolviert werden können. Ist das Sprachniveau nicht vorhanden sollte sich auf die Muttersprache konzentriert werden.
Inhalte
Die Inhalte bei hybriden Veranstaltungen müssen sowohl in Präsenz und digital gut vermittelbar sein. Bei der Erstellung von Präsentationen und Events sollte immer der Gedanke der Umsetzung mitspielen. So sind physische Objekte in Präsenzpräsentationen ein guter Weg, um etwas zu zeigen, lassen sich aber nur schwer in den digitalen Raum übertragen.
Location
Auch eine hybride Veranstaltung muss die Location mit bedacht wählen und dabei die Anforderungen des digitalen Teils mitdenken. Erlauben die Räumlichkeiten zum Beispiel die Live-Übertragung via Webcam oder gibt es Möglichkeiten für Präsenzteilnehmer an digitalen Veranstaltungsteilen teilzunehmen. Diese und andere Aspekte müssen bei der Wahl der Location mitgedacht werden.
Technologie
Um den digitalen Teil der hybriden Veranstaltung effizient und attraktiv zu gestalten, bedarf es Software, die eine solche Veranstaltung unterstützen kann. Reine Videokonferenzsoftware ist dabei meist zu wenig. Mit einer Anforderungsliste kann sich auf die Suche nach der passenden Software gemacht werden.
Neben der Software muss auch die Infrastruktur organisiert werden. Hier lohnt es sich einen Anbieter zu wählen, der neben Software auch gleich die nötige Infrastruktur mitliefert.
Dienstleister
Da das Organisieren eines hybriden Events einiges an Know-How braucht und Zeit kostet, kann es sich lohnen einen Dienstleister zu engagieren, der Erfahrung mit der Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher Veranstaltungen hat. Das spart in jeden Fall Nerven und oft auch Geld.
Feedback
Feedback sollte von Anfang an mitgedacht werden. Ist Feedback aus früheren Veranstaltungen vorhanden, sollte es in die Planung einfließen. Je mehr und je genaueres Feedback von den Teilnehmern gewonnen werden kann, desto besser werden die Veranstaltung in Zukunft.
Testlauf
Sämtliche Planung funktioniert nur so lange, bis das Event tatsächlich läuft. Dann werden Herausforderungen auftauchen, mit denen niemand gerechnet hat. Um diesem Phänomen zuvorzukommen, kann eine Art Generalprobe durchgeführt werden. Mit einer kleinen Anzahl an Leuten kann das hybride Event durchgespielt und so ein Großteil der Probleme im Voraus erkannt werden.
Fazit
Hybride Veranstaltungen sind in jeden Fall etwas, von dem wir in Zukunft mehr sehen werden. Solange Präsenzveranstaltungen ihre Vormachtstellung nicht aufgeben wollen und digitale Veranstaltungen vor allem in Deutschland noch in den Kinderschuhen stecken, scheint die hybride Veranstaltung der beste Kompromiss. Für Unternehmen, Lehrinstitute und Messeanbieter lohnt es sich jetzt Kompetenzen und Erfahrungen im Bereich zu sammeln und sich so einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu sichern.