Ganz grob gesprochen ist jede Arbeit, die nicht an dem eigentlichen Ort der Arbeit stattfindet Remote Work. In der Praxis ist das in der Regel die Arbeit von Zuhause. Es gibt zwar auch andere Remote Work Ansätze wie das Arbeiten in Coworkingspaces, aber deren Anteil ist so gering, dass sie vernachlässigt werden können. Remote Work setzt voraus, dass neben dem eigentlichen Arbeiten auch die Kommunikation und Organisation aus der Ferne geschieht. Nach der Arbeit Zuhause noch schnell eine Email schreiben, ist zwar Remote Work im weitesten Sinne, hat aber wenig mit richtiger Remote Work zu tun.
Vorteile von Remote Work
Ortsungebunden: Der wahrscheinlich größte Vorteil von Remote Work ist, dass diese Form der Arbeit unabhängig vom Ort stattfindet. Es ist also irrelevant, wo auf der Welt der Arbeitnehmer sitzt während er die Arbeit verrichtet. Das erlaubt dem Arbeitgeber, bei der Personalbeschaffung, aus einer sehr viel tieferen Quelle zu schöpfen. Im Gegenzug haben die Arbeitnehmer natürlich eine viel größere Auswahl an möglichen Jobs und können so den wählen, der ein Maximum an Zufriedenheit und Karrierechancen garantiert.
Kostengünstig: Wenn Remote Work zum Kernkonzept eines Unternehmens wird, fällt ein großer Teil an Fixkosten weg. Es muss kein teures Büro betrieben und die darin arbeitenden Arbeitnehmer versorgt werden. Selbst bei Unternehmen, die nur einen Teil der Arbeit als Remote Work umsetzen, machen sich diese Kostenersparnisse bemerkbar.
Höhere Produktivität: Untersuchungen haben ergeben, dass Remote-Work-Mitarbeiter in der Regel produktiver sind als ihre Gegenstücke im Büro. Die Gründe hierfür sind vielfältig, lassen sich aber auf drei Grundaspekte runterbrechen: Zufriedenheit, Freiheit und Ruhe.
Gesteigerte Zufriedenheit: Remote Work erlaubt eine sehr viel selbstbestimmtere Arbeitsweise als das Arbeiten im Büro. Arbeitnehmer stehen nicht unter ständiger Beobachtung, können sich Arbeiten selbst einteilen und werden weniger abgelenkt. Das führt zu einer besser an den Arbeitnehmer angepassten Arbeitsweise, die neben höherer Produktivität auch die Zufriedenheit steigert.
Zeitersparnis: Neben der Arbeitszeit verbringen Arbeitnehmer einen nicht zu vernachlässigen Teil ihres Tages mit der Reise zum und vom Arbeitsort. Diese Zeit wird zwar als Freizeit verbucht, ist aber in der Regel weniger entspannend und unter Umständen stressig. Remote Work eliminiert dieses Problem komplett. Der Arbeitsweg ist in der Regel in wenigen Schritten absolviert. So bleibt mehr Zeit außerhalb der Arbeit und die Work-Life-Balance gewinnt.
Flexibilität: Lebenskonzepte gehen immer mehr von dem klassischen 9-to-5-Jobs weg. Reisen, Selbstverwirklichung und Familienfreundlichkeit werden immer wichtiger. Unternehmen, die auch in Zukunft Top-Arbeitnehmer anlocken wollen, müssen sich an diese Realität anpassen. Remote Work erlaubt es solche Konzepte aktiv ins Unternehmen einzubauen. Durch die stark gesteigerte Flexibilität und die wegfallende Ortsbindung können Arbeitnehmer ihre Arbeit sehr viel besser um ihr Leben herum planen.
Herausforderungen bei Remote Work
Vertrauen: Eine große Herausforderung für viele Arbeitgeber und Management-Mitarbeiter ist die Arbeit auf Vertrauensbasis. Bei Remote Work gibt es keine gut funktionierende Möglichkeit der direkten Kontrolle der Mitarbeiter. Die Verantwortung wird als mit an den Arbeitnehmer übertragen. Vor allem Manager, die noch nicht in Remote-Work-Umgebungen gearbeitet haben, tun sich hier oft schwer. Überkompensation durch ständige Meetings und Reports führt in der Regel zu einem Verlust an Produktivität und zu Frustration bei den Arbeitnehmern.
Micromanagement: Micromanagement führt in schon in normalen Konzepten selten zu einem Plus an Produktivität. Bei Remote Work wird dieser Effekt noch verstärkt. Ständiges Warten auf Erlaubnis und Kontrolle resultiert in der Regel zu Bottlenecks. Diese schmälern Umsatz und führen zu Frustration in Projekten. Es sollte also möglichst viel auf Micromanagement verzichtet werden.
Kommunikation: Effektive Kommunikation bedarf erhöhter Anstrengung bei Remote Work, wenn man sie mit Bürokommunikation vergleicht. Mal eben etwas über den Schreibtisch fragen oder in den nächsten Raum gehen ist nicht möglich. Stattdessen müssen Möglichkeiten geschaffen werden, einfache, schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Teamsoftware mit eingebauter Chatsoftware ist hier essenziell. Virtuelle Meetingräume, die jederzeit zur Verfügung stehen.
Work-Life-Trennung: Durch die fehlende Trennung von Arbeitsplatz und privatem Leben, fällt es vielen Arbeitnehmern schwer Arbeit und Privates richtig voneinander zu trennen. Diese Arbeit wird in klassischen Modellen vom Arbeitsweg übernommen. Fehlt diese klare Trennung, kann es zu dazu kommen, dass nach der Arbeit nicht mehr in den privaten Modus gewechselt wird. Das führt zu Stress und einer verschlechterten Work-Life-Balance. Eine räumliche Abtrennung des Heimarbeitsplatzes kann hier helfen, ist aber natürlich nicht immer möglich. Für Arbeitnehmer mit knappem Wohnraum müssen hier andere Lösungen gefunden werden. Wichtig ist zudem, dass die Arbeitszeit klar begrenzt ist und auf Kommunikation außerhalb dieser Zeiten verzichtet wird.
Remote Work richtig einsetzen
Wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt, Remote Work zu nutzen, bedarf es einiger Vorbereitung, damit das Modell erfolgreich umgesetzt werden kann. An erster Stelle steht dabei eine proaktive und offene Kommunikation mit allen Beteiligten. Durch die vielen Blickwinkel können Probleme und Herausforderungen früh erkannt und beseitigt werden. Erwartungen sowohl von Arbeitgeber- als auch von Arbeitnehmerseite sollten besprochen und schriftlich festgehalten werden. Anhand dieses Rahmens kann das Konzept dann geplant werden.
In der Regel macht es Sinn, dass eine Person mit der Planung und Umsetzung beauftragt wird. Sofern vorhanden, können das HR-Mitarbeiter übernehmen, da sie am ehesten mit den Herausforderungen vertraut sind. Diese Person ist dann auch später Ansprechpartner bei aufkommenden Problemen.
Eine der größten Herausforderungen ist das Erfassen bzw. das Messen von Produktivität. Im Büro passiert das automatisch, da Manager sehen, wie lange Arbeitnehmer im Büro sind. Zeiterfassung im Remote Office ist hingegen sehr viel schwieriger und führt oft zu Frustration beim Arbeitnehmer. Eine Erfassung auf Projektbasis macht mehr Sinn, da sie einfacher rüberbringt, was der Arbeitnehmer an Mehrwert generiert. Bei der Planung wird eine Deadline festgelegt, die der realistischen Zeit entspricht, die für das Projekt gebraucht wird. Im Normalfall liefert der Arbeitnehmer zur Deadline seine Ergebnisse oder bittet mit Begründung um Verlängerung. Entspricht das gelieferte Ergebnis nicht dem Qualitätsstandard, muss hier nachgeschärft werden. Arbeitnehmer mit projektunabhängigen Standardaufgaben sollten mit Zielen ausgestattet werden. Anzahl bearbeiteter Tickets, rausgeschickte Vertriebsemails oder produzierte Medien sind alles klassische Ziele, an denen die Produktivität gemessen werden kann. Die Zeit, die die Arbeitnehmer in ihre Projekte oder Ziele stecken ist sehr viel effektiver als die Zeit, die sie mit Zeiterfassung verbringen. Damit dieses System funktioniert muss den Arbeitnehmern natürlich klargemacht werden, dass Arbeitszeiten nicht überschritten und Pausen eingehalten werden müssen.
Remote Work kann unter Umständen zu Isolation und fehlendem Teamgefühl führen. Das Gespräch an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause fällt weg. Damit die Mitarbeiter trotzdem das Gefühl haben noch Mitglied eines Teams zu sein, sollte Teamkommunikation gefördert werden. Auch wenn eine Email oft schneller geht, hat ein kurzes Gespräch im Voice-Chat Vorrang. Kreativität ist im Wechselgespräch sehr viel einfacher und der Teamgeist wird gefüttert. Kurze Check-Ins am Morgen und nachmittags mit dem Team helfen den Arbeitnehmern im Arbeitsmindset zu bleiben und bieten eine perfekte Bühne für ein kurzes offenes Gespräch. Regelmäßige Teamevents sind auch bei Remote Work möglich. Essen auf Unternehmenskosten bestellen und sich dann gemeinsam vor der Webcam einfinden und zusammen Mittagessen zeigt Arbeitnehmern, dass am anderen Ende der Leitung noch andere Menschen sitzen.
Kombination von Remote und Onsite
Wie fast alles im Leben ist natürlich der Kompromiss die eigentliche Lösung. Es gibt Jobs, die lassen sich einfach noch nicht im Remote Office erledigen. Unternehmen mit Stellen aus diesem Bereich, neigen dazu Remote Work komplett auszuschließen, weil sie für einen Teil der Belegschaft nicht möglich ist. Stattdessen kann in solchen Fällen eine Kombination aus Onsite und Remote Work funktionieren. Das System muss nur etwas angepasst werden.
Der wichtigste Punkt ist Zusammenhalt. Eine Spaltung zwischen Onsite- und Remote-Arbeitnehmern sollte unbedingt vermieden werden. Dafür muss klar kommuniziert werden, warum Remote Work nur für einen Teil der Belegschaft möglich ist. Diese Gründe sollten handfest und nachvollziehbar sein. Unsichere Abteilungsleiter sind kein handfester Grund. Die Vermeidung von Ungunst funktioniert am besten, wenn Onsite Work eigene Privilegien hat. Klassische Perks wie kostenlose Lebensmittel- und Trinkversorgung sind ein guter Anfang. Im Grunde soll erreicht werden, dass Remote und Onsite Work attraktive Optionen sind, die jeweils eigene Vorteile haben.
Mit etwas Müsli im Büro ist es natürlich nicht getan. Der Zusammenhalt zwischen den beiden Gruppen muss aktiv und ständig gefördert werden. Integrierte Teams und Meetings verhindern das Entstehen von einer „Wir-und-die“-Mentalität. Wenn möglich sind natürlich Teamevents in Person von großem Vorteil, damit sich alle mal mit den eigenen Augen sehen.
Fazit
Remote Work ist zweifellos die Zukunft. Es hat zu viele Vorteile in einer zunehmend globalisierten Welt, als das es ignoriert werden kann. Unternehmen, die sich diesem Trend entgegenstellen, werden schnell in Nachteil geraten. Sowohl bei der Akquise neuer Arbeitnehmer als auch bei der Bindung der Bestehenden. Stattdessen sollte Remote Work als Innovation eingesetzt werden, um sich einen Vorteil zu verschaffen. Effizienteres Arbeiten ist nur ein Vorteil, der zu mehr Profit führen kann. Es ist natürlich auch an Arbeitnehmern Vorurteile zu bekämpfen und eigene Initiativen für Remote Work zu starten. Wird hier ein praktikabler Ansatz kommuniziert, in dem auch die Herausforderungen nicht schöngeredet werden, steht der Arbeit im Remote Office in der Regel nichts mehr im Wege.