Immer mehr Branchen sehen sich mit der Realität einer zunehmend virtuellen Welt konfrontiert. Unternehmen, die die Zeichen der Zeit nicht erkennen, geraten immer mehr in den Nachteil. Jene die sich aktiv mit digitalen Konzepten auseinandersetzen stechen aus der grauen Masse der Konkurrenz heraus. Die Messeindustrie ist hier keine Ausnahme. Der Trend geht hin zu virtuellen Messen, bei denen Teilnehmer keine weiten Wege und volle Hallen auf sich nehmen müssen. Damit der Umstieg von physischer zu virtueller Messe möglichst glattläuft, kann hier ein Organisator engagiert werden, der sich mit den Anforderungen auskennt und den Prozess möglichst effizient gestaltet.
Online oder Offline
Beide Konzepte haben sowohl Vor- und Nachteile, die je nach Art der Messe zum Ausschluss des Konzepts führen können. Es sollten daher neben den allgemeinen Vorteilen, auch branchenspezifische Herausforderungen beachtet werden.
Die traditionelle Messe
Die klassische Messe ist für viele ein bequemes bekanntes Konzept. Teilnehmer müssen in der Regel nicht mit Überraschungen oder großen technischen Problemen rechnen, da die Messen in der Regel, von speziell dafür engagierten Dienstleistern organisiert werden. Das schafft vor allem bei traditionell eingestellten Teilnehmern ein Gefühl der Vertrautheit.
Interaktion ist der wahrscheinlich größte Vorteil der traditionellen Messen. Oft geht es weniger um das Vorführen von Waren und Konzepten, sondern viel mehr um direktes Networking. Face-to-Face. Dem Gegenüber die Hand schütteln zu können oder zusammen ein Getränk an der Messebar zu sich nehmen zu können, ist für viele Teilnehmer ein wichtiger Aspekt.
Die Teilnahmebarrieren sind denkbar niedrig. Ist das Ticket gebucht, muss der Teilnehmer nur noch zur Messe reisen. Dort ist alles organisiert und geführt. So kommen vor allem Nutzer mit wenig technischem Know-How seltener ins Straucheln.
Die virtuelle Messe
Wo die traditionelle Messe mit Bequemlichkeit punkten kann, zeichnet sich die virtuelle Messe durch Innovation aus. Befreit von Problemen wie Location und Versorgung, können sich die Veranstalter von virtuellen Messen voll und ganz auf Inhalte und Ablauf konzentrieren.
Die Kosten für die beiden Arten der Messe sind kaum miteinander zu vergleichen. Durch die vielen wegfallenden Aspekte wie Platzmiete, Sicherheitsdienst und Catering sind die Fixkosten einer virtuellen Messe im Vergleich eher überschaubar. Zwar fällt auch die Standmiete der Aussteller weg, aber der initiale Investitionsaufwand ist sehr viel geringer.
Teilnehmerzahlen sind bei virtuellen Messen nur theoretisch begrenzt. Solange genug Serverleistung bereitsteht und die Angebote der Messe unabhängig genutzt werden können, ist die Anzahl der Teilnehmer nach oben hin offen. Diese können die Messe von überall auf der Welt besuchen und sparen sich teure Reisekosten und die Unterbringung am Messeort. Das so stark erweiterte Teilnehmerfeld erlaubt so sehr viel größere Teilnehmerzahlen, vor allem wenn ein etwas reduzierter Preis die Teilnahmebarrieren senkt. Organisatoren sollten hier darauf achten, dass die Qualität der Messe zu jeder Zeit garantiert ist und es genug Reserven an Rechenleistung und Support gibt, um auch größeren Andrang ohne Probleme bewältigen zu können.
Die Interaktion, welche die traditionellen Messen auszeichnet, kann auch auf einer virtuellen Messe angeboten werden. Dafür müssen lediglich die Möglichkeiten in der Software geschaffen werden. Bietet diese zum Beispiel die Möglichkeit sich zu zweit oder in Gruppen in Gesprächsräume zurückzuziehen, steht dem Networking nichts mehr im Wege. Lediglich das Kaltgetränk muss sich dann jeder selbst besorgen.
Die hybride Messe
Durch die etwas verhärteten Fronten der Fürsprecher der beiden Messearten wird leider oft eine dritte Option der Messeveranstaltung ignoriert. Die hybride Messe. Hier werden die Aspekte der traditionellen und virtuellen Messe kombiniert. Ein solches Konzept könnte zum Beispiel aus einer etwas kleineren, exklusiven Messe vor Ort bestehen, bei der Standbesitzer sich auf wichtige Teilnehmer konzentrieren können. Währenddessen wird virtuell eine digitale Messe für ein breiteres Publikum angeboten. Livefeeds und Vorträge, die direkt von der Messe übertragen werden, geben das Gefühl einer richtigen Messe. Das hybride Konzept zielt daraufhin die jeweiligen Herausforderungen des einen Konzepts mit den Stärken des anderen zu kompensieren. Einziger Nachteil ist hier der sehr viel größere Aufwand.
Die eigene virtuelle Messe planen
Ist die Entscheidung gefallen, eine virtuelle Messe durchzuführen geht es an die Planung. Nur weil die Messe digital stattfindet, heißt das nicht, dass die Planung vernachlässigt werden kann. Vorbereitung ist der Aspekt, an den der Erfolg der Messe gekoppelt ist. Organisatoren sollten möglichst frühzeitig in die Planung eingebunden werden. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf garantiert werden.
Ziel der Messe
Als ersten Schritt soll das Ziel der virtuellen Messe festgelegt werden.
- Soll die Messe dazu dienen sich in der Branche einen Namen zu machen?
- Soll Geld mit der Vermietung virtueller Messeständer verdient werden?
- Sollen die Einnahmen primär durch die Tickets kommen?
Je nachdem wie diese Frage beantwortet wird, muss anders geplant werden. Beim Fokus auf die virtuellen Messestände ist es wichtig ein möglichst großes und wichtiges Publikum zu erreichen. Dadurch sind Anbieter in der Regel bereit mehr für den digitalen Messestand zu zahlen. Liegt der Fokus allerdings im Ticketverkauf, ist eventuell ratsam Abschläge im Bereich Standmiete auf sich zu nehmen, um so Publikumsmagneten zu akquirieren. In der Realität ist das Ziel natürlich eine Mischung von vielen Aspekten. Die Ziele müssen aktiv an den Organisator kommuniziert und durch diesen bestätigt werden. So wird sichergestellt, dass der Organisator weiß, welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Durch das Setzen eines Fokus wird die generelle Richtung bei der Planung der virtuellen Messe vorgegeben.
Inhalt und Struktur
Die Inhalte der Messe orientieren sich sowohl an den Ausstellern als auch am Publikum. Hier ist e wichtig zu wissen, was die einen bieten können und was die anderen suchen. Feedback aus vorangegangenen Messen und Erfahrungen des Organisators sollten hier genutzt werden, sofern vorhanden. Ansonsten hilft oft ein offener Dialog mit den Ausstellern. Diese wissen in der Regel, ob das Publikum eher auf Keynotes oder auf direkte Einzelgespräche anspringt.
Infrastruktur
Eine virtuelle Messe kann nicht mal eben über einen Bürorechner realisiert werden. Die Komplexität und schiere Belastung einer solchen Messe bedürfen professioneller Werkzeuge. Die Software und die Server, auf denen sie läuft, sollten gründlich getestet werden. Abstriche hier können die virtuelle Messe zum Desaster werden lassen. Eine Liste mit Features und die geplante Menge an Teilnehmern kann mit Anbietern besprochen werden. Im besten Fall verfügt der gewählte Organisator über solche Ressourcen. Wenn Organisation und Infrastruktur aus der gleichen Quelle kommen, reduziert das Kommunikationsprobleme und macht den ganzen Ablauf einfacher.
Support
Viele Teilnehmer werden noch wenig Erfahrung mit virtuellen Messen haben. Treten vermehrt Probleme auf, die die Teilnehmer nicht selbst lösen können, führt das schnell zu Frustration. Es ist daher wichtig schnellen und kompetenten Support zur Verfügung zu stellen. Dieser sollte in Echtzeit erreichbar sein, um dem Nutzer möglichst schnell die reibungslose Teilnahme an der Messe zu ermöglichen.
Marketing
Beim Marketing für virtuelle Messen müssen vor allem diejenigen umdenken die vorher traditionelle Messen ausgerichtet haben. Plakate und Flyer wirken bei der Werbung für eine virtuelle Messe fehl am Platz. Vielmehr sollten in moderne Onlinewerbung investiert werden. Bezahlte Suchanzeigen, Emailkampagnen und Social-Media-Marketing helfen alle, das gewünschte Publikum zu erreichen. Es lohnt sich bei dem Organisator nachzufragen, ob er eigene Kanäle hat, die fürs Marketing genutzt werden können. Teilnehmer von früheren Messen sind in der Regel offener für zukünftige Messen.
Feedback
Vor allem, wenn es sich um die erste virtuelle Messe handelt, ist es sehr wichtig Feedback einzuholen. In einem so neuen Gebiet wie den virtuellen Messen gibt es noch so viel zu lernen. Die Teilnehmer und Aussteller sind hier Informationsquelle Nummer eins. Nach der Messe sollte es eine unkomplizierte Möglichkeit geben, um Feedback von allen Akteuren zu erhalten. Ein kleiner Bewertungsbogen via Email, mit der Möglichkeit individuelles Feedback zu geben reicht oft. Wurde die virtuelle Messe mithilfe eines Organisators durchgeführt, sollte mit ihm nach der Messe ein Debriefing stattfinden, um zu sehen, wo noch Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Dieses Feedback kann dann in die Planung der nächsten virtuellen Messe einfließen, damit diese noch erfolgreicher wird.